1) ¿Qué es Hootsuite y para qué vale?
Hootsuite es una herramienta creada en dos mil ocho, pero la popularización de su empleo es relativamente reciente, se puede decir que su apogeo está vinculado al que han experimentado las redes sociales y a la necesidad que brota en las empresas de contar con perfiles actualizados y difundir contenidos. Hallamos que Hootsuite tiene versión web y asimismo encontramos Hootsuite app tanto para iPhone, iPad o app Android.
Hootsuite es una herramienta gestora de redes sociales que facilita la coordinación y administración de distintos perfiles de redes sociales, deja trabajar de forma individual o grupal utilizando la misma cuenta por distintas personas. Esta herramienta es muy utilizada por Community Mánagers que se valen de ella para para desarrollar su trabajo, administrando múltiples clientes del servicio y diferentes cuentas de redes sociales.
➨ Desarrollar tareas generales de comunicación, utilizando las redes sociales como canales de comunicación que sirvan para difundir contenidos de las empresas y para administrar las marcas y sus estrategias de branding.
➨ Escucha activa de conversaciones sobre la compañía, pudiendo de este modo, interaccionar de forma directa con los usuarios solucionando dudas o aclarando malos entendidos que puedan afectar a la reputación de la compañía.
➨ Lograr engagement con el público objetivo. Esto hace referencia a la creación de un vínculo sensible entre el usuario y la marca, ganando su fidelidad y produciendo sentimientos positivos.
➨ Herramienta de atención al público. Monitorizando con Hootsuite las interacciones de los usuarios, deja prestar una atención al público directa e instantánea.
➨ Compatible con las redes sociales más empleadas como Fb, LinkedIn o bien Twitter. Al abarcar los perfiles de redes sociales que se usan mayoritariamente, asegura cobertura total en la gestión de la estrategia de social media.
➨ Ahorro de tiempo. Con la programación de todas estas publicaciones con antelación se logra un ahorro de tiempo importante y, sobre todo, el poder dejarlas preparadas pendientes de publicación y no estar pensando en actualizar los perfiles uno por uno.
Back to top2) Tipos de planes de Hoostsuite
El primer paso para empezar a emplear Hootsuite es seleccionar el tipo de plan que necesitamos. Como en la mayoría de herramientas de este tipo, ofertan múltiples tipos de planes: Sin coste, Pro, Business y Enterprise. Pudiendo, de este modo, amoldar el tipo de plataforma de administración a las necesidades de cada usuario o de la compañía en su totalidad.
Hootsuite Gratis: la base esencial de este programa para gestionar las redes sociales es la programación de mensajes en los diferentes perfiles de social media. Este plan de Hootsuite permite hacer la programación desde 3 perfiles sociales y obtener informes básicos en los que se permite ver de una manera visual el modo perfecto en el que se impacta a los seguidores en las distintas redes sociales.
Hootsuite Pro: pone el foco en las pequeñas empresas a fin de que éstas aumenten el alcance y el reconocimiento de la marca con sus interactúes en redes sociales. Tienen la opción de buscar contenido recomendado acorde con los contenidos de la empresa y ahorrar ese tiempo de busca. Los análisis de Hootsuite Pro en los que se pueden ver de qué manera van las estrategias y también impactos, se pueden compartir. El costo de esta versión es de 10.99 euros por mes, aceptando el plan anual se ofrece un ahorro de un 30 por ciento , con lo que el precio sería sobre unos 95.88 euros. Si se desean más funcionalidades se pagan a parte, como puede ser incluir un usuario más de los que se ofrecen o más cantidad de redes sociales para administrar. La clave es poder adaptar la plataforma Hootsuite a las necesidades concretas de cada uno de ellos. Aparte de las funcionalidades previamente descritas, en el plan de Hootsuite Pro se deja administrar hasta un máximo de cien perfiles sociales.
Hootsuite Business: es el plan ideal para pequeñas compañías o agencias que precisan administrar un número ya notable de perfiles en redes sociales. Pueden tener acceso hasta 5 miembros a la plataforma. Cuenta con un servicio de soporte prioritario los trescientos sesenta y cinco días del año para poder ofrecer soluciones a cualquier posible incidencia que brote. Y una línea directa para solucionar dudas sobre configuración o bien capacitación. De este plan no notifican sobre el coste, en la página de Hootsuite remiten de forma directa al equipo de ventas.
Hootsuite Enterprise: este plan de Hootsuite es muy parecido al Business, ambos son para compañías o empresas, además de incluir las características del plan de Hootsuite Business, este plan sería el usado para las compañías más grandes y complejas o bien para agencias grandes. Estas usan multitud de equipos informáticos en distintos departamentos e incluso cuentan con sedes desperdigadas geográficamente. Es el nivel más alto, por lo que las características que incluyen se diferencian bastante del plan más básico, por poner un ejemplo, el número de redes sociales aquí es ilimitado, de la misma manera que los informes. Como en el plan precedente, el plan Hootsuite Enterprise se contrata con el equipo de ventas, con lo que no constan costes.
Back to top3) Creación y configuración de cuenta en Hootsuite
Al entrar en y darse de alta, en la próxima pantalla nos dan la opción de sincronizar las cuentas de las diferentes redes sociales que se tengan y pedirán los permisos para poder acceder a ellas. Twitter, sólo solicita los permisos de autorización, Fb funciona igual, mas, aparte de sincronizar la cuenta titular, también se puede hacer con los grupos de los que se forme parte. Se integran las distintas redes sociales donde se tenga perfil en un dashboard o panel de control y se pueden visualizar todas y cada una al unísono y clasificarlas en distintas pestañitas.
También se pueden establecer equipos de trabajo, de modo que se crea una comunidad y de esta forma se pueden repartir y delegar las labores desde exactamente el mismo panel de control. Esta integración permite trabajar en equipo y cooperar con ellos para llegar a cumplir los objetivos de social media de un modo conjunto. El plan de Hootsuite gratis no ofrece esta opción, en Pro hay hasta diez miembros y en Enterprise, como en prácticamente todo, el número es ilimitado.
3.1) Creación de pestañas y columnas
Empezamos a conocer los iconos y las secciones en las que se divide el dashboard de Hootsuite situadas en la parte izquierda del mismo. La primera sección que encontramos es la de columnas, donde también tienen protagonismo las pestañitas.
Tanto las pestañitas como las columnas permiten tener organizada y clasificada la información en las redes sociales. Creando pestañas podemos organizarnos dependiendo del criterio que queramos. Lo normal es que cada pestañita sea una compañía o bien una red social, para tener una mejor perspectiva visual. Se pueden tener un total de 20 pestañas y, en cada una de ellas, el número máximo de columnas es diez.
Dentro de cada pestaña se crean las columnas. La creación de columnas de búsqueda en el dashboard permite controlar actividades según lo que se quiera visualizar. Sencillamente se debe pulsar en la parte superior izquierda en “+ Incorporar columna” para seleccionar la red social, el perfil desde el que queremos configurar la columna y los criterios que deseamos que tenga cada columna. Las opciones para poder personalizar cada columna dependen de la red social con la que estemos trabajando.
Podemos incluir una de las publicaciones hechas, conforme geobúsqueda, columnas de discute de LinkedIn, filtros de idiomas, las menciones de Twitter, los mensajes programados o etiquetas o bien palabras clave que nos interesen, de modo que cada vez que esa palabra se use, figurará la publicación en la columna que hemos creado. Esto último es realmente útil para una empresa que quiere conocer qué se afirma de ella, controlando esa palabra clave, va a poder interaccionar para evitar una crisis de reputación online, por poner un ejemplo.
En las columnas se puede determinar la frecuencia de actualización en cualquier momento abriendo un desplegable situado justo a la vera de “+ Incorporar columna”. Ahí se puede escoger la frecuencia temporal de la actualización para poder ver casi de forma instantánea que ocurre en las redes sociales. También se puede personalizar el formato de las mismas, eligiendo en el rincón superior derecha del social media dashboard entre las opciones de vistas de columna compacta, estándar o bien ampliada.
3.1.1) Programación de contenidos en Hootsuite
En la parte superior izquierda hallamos la ventana de redacción donde se puede escribir el mensaje que se publicará. Se escoge el perfil lugar desde el que deseamos hacer la publicación, se escribe el mensaje. Si lleva URL o link se introduce en el acortador para que no ocupe tanto en redes sociales donde los caracteres escasean, que quede con una estética más cuidada y, además, producirán datos estadísticos que aportarán información valiosa. Se produce de modo automático, por defecto, un link ow.ly que nos permitirá conocer el número de clics, la procedencia de los mismos y demás aspectos para conocer el impacto que han generado los enlaces publicados.
Pinchando el símbolo de la rueda dentada (Avanzada) que está en el mismo acortador, se pueden alterar los factores para obtener otro género de enlaces acortados como el ht.ly, el que, además de ofrecer el conocimiento de exactamente las mismas estadísticas que el género de link precedente, introduce la novedad de incluir una barra social cuando se entra en el link para poder compartir y difundir de una forma más fácil. En el plan Hootsuite Pro se cuenta con una opción para acortar URLs personalizadas, cosa que está excelente para poder beneficiarse del reconocimiento de la marca.
Al lado del acortador de links hay múltiples iconos. El primero de ellos es un clip, mediante el que podemos introducir ficheros multimedia en la publicación, así sean imágenes o bien vídeos e, aun, compartir los propios vídeos en las redes sociales desde la cuenta de Youtube.
En el icono del calendario vamos a poder elegir el instante de lanzar los mensajes a las redes sociales. Para programar la salida del mensaje se puede decantarse por la opción automática, en la que Hootsuite lo publica cuando estima que es el momento más oportuno, en el que va a tener más impacto. Siempre y en toda circunstancia dentro de una franja horaria marcada por el usuario, de unos días a la semana estipulados, como la cantidad diaria de mensajes. En caso de elegir la opción manual, se elige el día en el calendario y la hora para el lanzamiento. Existe la opción de que se mande un email una vez que esté confirmada la publicación del mensaje o tuit. Es en esta pantalla donde nos ofrecen el empleo del cargador de mensajes masivos o envío de mensajes por lotes (sólo desde el plan de Hootsuite Pro).
Por mucho que una plataforma simplifique la administración de las redes sociales, esta actividad requiere su tiempo, con lo que se puede emplear la programación de mensajes por lotes para progresar el desempeño y ahorrar tiempo. Con la programación de mensajes por lotes en vez de escribir una a una cada publicación, se puede subir un fichero .csv en el que se incluyan la fecha y hora, el mensaje y la URL (si es que el mensaje llega). De este modo, se puede ahorrar tiempo a la hora de subir a la plataforma todas y cada una de las publicaciones de una vez, mas también hay que tener en cuenta que hay que crear el archivo .csv previamente. El número máximo que este cargador de mensajes masivo admite es de trescientos cincuenta publicaciones, y una de las quejas que tiene es que no admite imágenes. En el plan Enterprise es ilimitado.
Para publicar un mensaje no hace falta hacerlo de forma individual en todos y cada uno de ellos de los perfiles, se pueden escoger los perfiles de aquellas redes en las que nos interesa publicar. Eso sí, se deben tener en consideración las restricciones y peculiaridades propias que presentan cada una. Por poner un ejemplo, en Twitter solo hay 140 caracteres y en LinkedIn no se emplean hashtag (#).
El siguiente icono es la flecha que señala la localización, los mensajes con geotag muestran la ubicación cuando se publica un mensaje. Para ello, posiblemente se pida autorización, por parte del navegador, para conocer la localización exacta.
Localización, este icono en forma de mundo, permite la segmentación de la publicación para poder elegir donde se publica el mensaje bajo un criterio geográfico.
El último icono es el del candado, el que se ocupa de las opciones de privacidad que se pueden aplicar a los perfiles de Facebook, Google + o LinkedIn, escogiendo, así, los grupos de gente que pueden ver el mensaje programado.
3.2) Editor de publicaciones en Hootsuite
En esta sección del dashboard de social media se incluyen distintas opciones, todas y cada una relativas a la publicación de mensajes:
➨ Programados: se puede ver todo el contenido que se tiene pendiente de publicación y todos sus detalles, también se pueden establecer cambios, editando el mensaje, cambiando la data o eliminándolo. En la parte superior derecha, se puede escoger el modo perfecto de visualización para poderse hacer una idea según formato lista, día, semana o mes. En el caso de tener muchos perfiles y distantes redes sociales, con el objetivo de aclarar todo, se puede filtrar por perfil, de modo que solo se muestre las publicaciones programadas de un determinado perfil.
➨ Borradores: Permite escribir mensajes y dejarlos ahí guardados en espera para el momento que se crea oportuno su publicación.
➨ Programados ya publicados: Se pueden visualizar los comentarios ya lanzados y publicados en el pasado. Se pueden escoger las mismas vistas para contemplar la programación.
➨ Precisan aprobación: en el caso de tener un equipo de trabajo, hay mensajes que precisan que el administrador del conjunto apruebe la publicación de esos ciertos mensajes.
➨ Aprobaciones caducadas: cuando uno de los mensajes anteriores no consigue la autorización del administrador se queda ahí para tener perseverancia de que un determinado mensaje no ha sido enviado.
➨ Rechazados: se muestran los mensajes que han sido rechazados por el administrador para su publicación.
➨ Fuentes de contenido: incluye sugerencias conforme los temas escogidos en la pestaña de ajustes, feeds RSS donde se eligen fuentes para abastecer la red social escogida propagando contenido determinando la frecuencia y carga de mensajes en lote que hemos explicado previamente.
3.3) Analítica de Hootsuite
Según el plan Hootsuite que se tenga, se va a tener acceso a una determinada cantidad de informes o bien otra. Esto también influye para establecer el grado de información, teniendo el plan gratis acceso a informes básicos y los restantes planes se van volviendo más completos ofreciendo más información.
Los informes sirven para conocer la efectividad de las estrategias de social media que se están haciendo. Se consigue entender los gustos o bien preferencias de la audiencia y poder establecer indicaciones para conocer cómo atraerlos.
Hootsuite ofrece plantillas de informes y da la opción de descargarlos. Cada plantilla puede ser cambiada según el rango de data y la cuenta para poder medir con más eficacia según lo que interese en todos y cada momento. Asimismo se pueden personalizar estos informes conforme las necesidades de cada uno y recopilando datos personalizados de Twitter, Analytics, Facebook Insights y Ow.ly.
La opción que encontramos de añadir etiquetas sirve para organizar los informes y poder localizar antes un informe determinado. En la lista de “Todos los informes” proseguirán apareciendo los informes que estén bajo etiquetas, sencillamente es como una clasificación a parte.
3.4) Asignaciones de mensajes
Esta opción está solo libre en los planes de Hootsuite Pro y Enterprise. Se trata de una función colaborativa en un equipo, a través de la que se pueden asignar mensajes en redes como Twitter, Facebook y Google + para que los puedan emplear los diferentes miembros del equipo, esto posibilita que las contestaciones sean más eficaces en todas las redes de la compañía. Se incluye asignación, reasignación, respuesta y resolución.
Desde este apartado se administran los contactos que se tienen como seguidores en las redes sociales, solo se permite en las redes de Google + y Twitter. Escogiendo el perfil de la red social en cuestión, se puede visualizar a los seguidores, a los que se prosiguen, acallarlos, meterlos en determinadas listas…
3.5) Directorio de apps
Se pueden añadir otras herramientas, como redes sociales auxiliares (Tumblr. o YouTube) o bien aplicaciones de descubrimiento de contenidos como TrendSpottr que ayuden a potenciar las actividades en las redes sociales. Asimismo hay aplicaciones que permiten conocer a la perfección a la audiencia de social media como Riffle o SocialBro que localizan a los seguidores más influencers que se tienen.
Seleccionando las herramientas que se desean agregar en la pestañita de directorio de apps, se instalan y ya se pueden programar sus publicaciones en el perfil deseado. En el plan gratis de Hootsuite se puede acceder a aplicaciones sin costo y de pago, mientras que los 2 planes sobrantes disponen de las apps Premium.
3.6) Configuraciones de Hootsuite
En la sección de configuraciones del dashboard de Hootsuite encontramos diferentes opciones a mano izquierda para poder administrar los ajustes de cuenta (perfil, autentificación, seguridad y facturación), determinar las preferencias, RSS/Atom para programar publicaciones periódicas en un perfil procedentes de una fuente externa, añadir URLs adaptadas si se utiliza el plan Pro o bien Enterprise, notificaciones del panel de control pudiendo escoger las alertas que estamos interesados en percibir y los criterios para establecer la programación automática de los que ya hablamos al tratar el tema de la descripción de la ventana de redacción.
3.7) Herramientas ofertadas por la plataforma
Hacer click en esta sección nos redirecciona a una página de Hootsuite donde se ofrece capacitación sobre la plataforma en Hootsuite University. La plataforma crea este programa a fin de que la gente tenga acceso a una capacitación sobre cómo sacar el máximo partido a las redes sociales y, por ende, a la plataforma en sí. En el plan de Hootsuite gratis está disponible dos días, en el plan Pro son 30 días y en el plan Entreprise es ilimitado. Incluye vídeo tutoriales, cuestionarios y exámenes. Tienen un examen de certificación de Hootsuite para los interesados en ser un profesional certificado de la plataforma.
Esta sección también tiene información sobre las aplicaciones móviles de Hootsuite, programas para socios comerciales y complementos y descargas como puede ser Hootlet. Esta extensión para Chrome permite compartir directamente contenido en todas y cada una de las redes sociales que se quiera desde cualquier web con sólo un clic. Se instala Hootlet en los marcadores del navegador, de forma que cuanto estemos navegando y encontremos contenido que queramos compartir se abre y se programa sin precisar tener abierta la plataforma.
3.8) Ayuda en Hootsuite
Encontramos formas de aclarar dudas que pueden surgir con el manejo de la plataforma Hootsuite, cuenta con un chat en vivo, centro de ayuda web que contiene múltiples artículos y temas populares para aclarar las posibles dudas, una sección de comentarios que incluye la colección de ideas para prosperar Hootsuite desde el retroalimentación de los usuarios y una “wise guide”, que se abre en una ventana emergente planteando temas en los que asistirte.
Otro modo de resolución de incidencias es a través de las cuentas oficiales de Twitter, lo cierto es que son bastante veloces y resolutivos con las dudas. En su weblog también hallarás temas interesantes sobre marketing y sobre los usos de su plataforma.
Back to top4) Conclusión sobre hootsuite
Con este artículo hemos conseguido hacer que se entiendan las principales funciones de la interfaz de Hootsuite para poder identificar las secciones, a dónde hay que dirigirse para hacer determinadas acciones y saber programar la publicación de los mensajes que, después de todo, es el enorme valor de Hootsuite.
Por ello y por todas y cada una de las posibilidades que tiene esta herramienta tanto de administración como de entendimiento de los impactos sociales, Hootsuite es la mejor herramienta de gestión de redes sociales que existe y desde CITIFACE la aconsejamos.
Y tú, ¿empleas otra herramienta para gestionar tus redes sociales o crees que hay una mejor? ¡Te invitamos a dejarnos un comentario y compartilo con nosotros!
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