Sección diez. Crear boletines

• 1) ¿Qué es un boletín informativo?

• 2) ¿Por qué crear un boletín informativo?

• 3) ¿Cuándo crear un boletín informativo?

• 4) ¿Cómo empezar un boletín informativo?

• 5) ¿Cuáles son los pasos para producir un boletín informativo?

• 6) ¿Cómo hacer a fin de que otros contribuyan?

• 7) ¿Qué más saber sobre los folletines?

8) ¿Qué es un boletín informativo?

9) ¿Por qué crear un boletín informativo?

10) ¿Cuándo crear un boletín informativo?

11) ¿Cómo empezar un boletín informativo?

12) ¿Cuáles son los pasos para generar un boletín informativo?

13) ¿Cómo hacer a fin de que otros contribuyan?

14) ¿Qué más saber acerca de los folletines?

Está pensando en comenzar un boletín informativo, pero no sabe por dónde comenzar o bien cómo decidir cuál es el mejor tipo para su organización. Esta sección es para quienquiera (los directores, el personal comprometido, los recaudadores de fondos) que desee aprender a crear el mejor boletín para su conjunto o bien coalición.

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1) ¿Qué es un boletín informativo?

Un boletín informativo es un informe impreso de información e ideas, el que es distribuido en forma regular (esto es, mensualmente o bien dos veces por año) a un conjunto de gente interesada. Los boletines son, típicamente, de 2 a ocho páginas de extensión, y varían considerablemente en costo, calidad y contenido.

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2) ¿Por qué crear un boletín informativo?

Existen muchas razones:

• Para sostener a los miembros al tanto de lo que está sucediendo.
• Para sostener al público bien informado también.
• Para enseñar a todos los lectores sobre temas e ideas que inquietan al grupo.
• Para crear cohesión y un sentido de orgullo entre los miembros.
• Para despertar nuevo interés y también acrecentar el reconocimiento de la agencia.
• Para ofrecer un formato de intercambio de información que todavía no existe en la comunidad.
• Para reducir la cantidad de tiempo que se pierde al intercambiar información durante las reuniones de conjunto.
• Para anunciar encuentros regulares.
• Para sustituir las actas de la reunión creando una sección en el boletín dedicada a los resúmenes de las asambleas.

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3) ¿Cuándo crear un boletín informativo?

Un boletín puede empezar en cualquier momento de la vida de un conjunto o bien organización (¡aunque lo antes posible, mejor!) y especialmente cuando:

• Se necesite hacer llegar una gran cantidad de información a bastante gente regularmente.
• Se desee instruir o informar a la comunidad sobre temas importantes.
• Se quiera atraer a miembros nuevos.
• Se quiera crear un sentido de propósito en común o bien motivación -- o bien ambos-- entre los miembros.
• Se necesite conseguir retroalimentación de los miembros.
• Se desee incrementar el reconocimiento de la organización o la fe en su causa.
• Se desee que el público considere al conjunto creíble y significativo.

Todas estas son buenas razones, mas crear un boletín y mantenerlo requiere bastante tiempo y esfuerzo. También se debería considerar cada cuánto se publicará. Los folletines informativos en general se publican mensualmente o cada dos o bien 4 meses. La elección dependerá del tamaño de la organización y de los recursos disponibles. ¿Está lista la iniciativa para asumir este compromiso? Si lo está, es recomendable preguntar las secciones "Cómo hacerlo: preguntas preliminares" y "¡Pasos siguientes!”

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4) ¿Cómo empezar un boletín informativo?

El grupo es único. El boletín también lo será. Hay muchas formas de producir un buen boletín. Ya antes de iniciar, aquí se hallan algunas preguntas básicas para hacerse. Cuando estén respondidas, se estará mejor dispuesto para crear un boletín que se adecue al conjunto.

• ¿Cuál es el propósito primario del boletín?
• ¿Cuáles son los otros propósitos?
• ¿Quién es la audiencia?
• ¿Con cuánta frecuencia se quiere que aparezca el boletín?
• ¿Cuántas copias se quieren generar para cada tema?
• ¿Cuánto costará?
• ¿Cuánto se puede gastar?
• ¿Quién diseñará y editará el boletín?
• ¿Quién escribirá los artículos?
• ¿Cómo se le distribuirá el boletín a la audiencia?
• ¿Cómo se sabrá si se ha tenido éxito?

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5) ¿Cuáles son los pasos para generar un boletín informativo?

Después de responder las preguntas en la última sección existen algunos pasos importantes a seguir:

Decida si el conjunto mismo publicará el boletín o bien si se usará ayuda profesional. Esto dependerá del tiempo, del dinero y de la habilidad libre que se tenga. Se debería también considerar la impresión que el boletín tendrá en la audiencia y la imagen que se quiere proyectar cuando se decida hacerlo por cuenta propia o bien no. El trabajo profesional no tiene que valer mucho. Por otro lado, sacar un boletín puede requerir que el conjunto mismo lo haga.

Si se quiere generar el boletín por cuenta propia, es necesario asegurarse de contar con las herramientas necesarias:

• Una máquina de redactar y acceso a una copiadora.
• Si está usando una computadora, el software que incluya una aplicación para procesar palabras, diseñar la página y los gráficos.
• Una impresora de alta calidad.
• ¡Sentido del humor y mucha paciencia!

Si se quiere que el boletín lo haga un profesional:

• Es preciso asegurarse de que la empresa copiadora, el impresor profesional o bien el artista gráfico se impliquen en el proyecto antes de ir más allá de la etapa de planificación. No tema charlar con profesionales, podrían querer contribuir con sus servicios u ofrecerlos a una tarifa reducida.
• Podría usarse un centro de copiado si sólo se corta y queja material escrito a máquina.
• En esos lugares se pueden encontrar también computadoras que hagan que el formato y la impresión sean más fáciles.
• Los artistas gráficos pueden hacer que el formato y la impresión luzcan más atractivos e interesantes para que puedan transmitir mejor la información.
• Se pueden llevar copias armadas (todo terminado) a un profesional para la impresión final.
• Se debe confirmar cada aspecto del proceso de impresión ahora, incluyendo el costo, qué colores se usarán, el tipo de papel, etc.

Pasos para todos y cada uno de los boletines

• Decidir qué aparecerá en la publicación y cuánto se incluirá de cada uno de ellos -- por servirnos de un ejemplo, artículos, características, notas de noticias y artículos de opinión.
• Diseñar el formato del boletín.
• Redactar los artículos para el boletín – o mandarlos a redactar.
• Editar los artículos—el contenido, el estilo y los espacios.
• Editarlos de nuevo -- los fallos son muy caros y no lucen bien. Pídale a alguien que lo asista con la corrección. (¡Por otro lado, una de las maneras de saber que la gente lee el su boletín es cuando llaman para señalar los fallos!
• Si le imprimen el boletín profesionalmente, llevar la copia final al impresor.
• Revisar la copia final por última vez para poder ver si hay algún error de impresión o de edición.
• Enviar por correo o distribuir el boletín.
• Recibir cuanta retroalimentación resulte posible acerca de la publicación.
• Disfrutar del calor del sol por un rato y después respirar hondo y reiterar el proceso otra vez.

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6) ¿Cómo hacer a fin de que otros contribuyan?

Recuerde, no es preciso ser el “Llanero Solitario” cuando se refiere a redactar artículos o repartir información. Otros pueden -- y deberían -- ayudarlo; no sólo se reduce así la cantidad de trabajo, sino que también les da a otros en el grupo, un sentido de propiedad y de orgullo por el boletín. A continuación presentamos algunas recomendaciones para estimular la participación de otros:

• Encuentre a otros miembros a fin de que lo ayuden a planificar el boletín.
• Solicite artículos, comentarios y columnas por la parte de los miembros; un columnista invitado eventual puede añadir un brillo extra.
• Haga circular una hoja con anuncios escritos y también ideas para posibles artículos en las asambleas de su grupo.
• Reemplace en el boletín las actas por reportes de los grupos de trabajo.
• Reimprima las noticias acerca de la coalición que aparecen en los medios de comunicación
• Saque ideas de otros materiales que la gente le envía.

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7) ¿Qué más saber sobre los boletines?

Ya es hora de aprender a armar el boletín para crear un producto final atractivo e informativo. En seguida ofrecemos más información específica sobre el diseño y los detalles básicos del formato, consejos para abaratar los costos y la producción.

Palabras y gráficos

El encabezadoes el título en la carátula de cualquier boletín

• Haga el nombre del boletín corto y pegadizo.
• Considere emplear el logo o símbolo de la organización como una parte del título.
• Considere a un profesional para diseñar esta una parte del boletín, si bien el resto se haga en el conjunto. La cabecera es la primera cosa que la gente notará: hágalo recordable.

La fuentees el estilo de letra que se usa.

• Para el texto de los artículos, usar fuentessérif (o terminal) en lugar de fuentes sans sérif (o bien palo seco),hará que sea más fácil de leer. Las de tipo sérif son pequeños trazos al final de los trazos primordiales de una letra (los ejemplos apropiados para los folletines incluyen Times New Roman, Bookman y Palatino) y son más fáciles de leer.
• Las fuentes sans sérifs – aquellas que no tienen esos pequeños trazos -- (Arial, Helvetica y Avant Garde, por servirnos de un ejemplo) son más apropiadas para los titulares.
• Sea consistente con cualquier fuente que decida usar. El uso de sólo dos o tres fuentes diferentes le dará al boletín una apariencia más limpia y más profesional. Usar varias fuentes diferentes podría ser tentador, pero puede hacer que la página luzca de mal gusto. ¡Haga empleo de alguna restricción!
• Use poca cursiva o bien bastardilla – las palabras en cursiva son difíciles de leer.
• Cuando tenga dos o bien más columnas, justificar el texto lo hace más inteligible.

El titulares el título corto que presenta o bien resume las ideas principales de un artículo.

• Imprímalos en exactamente el mismo color que el artículo para una lectura más fácil.
• Colóquelos como oraciones sin puntos (esto es, ponga mayúscula solamente en la primera letra de cada oración).

Los artículosson las historias y el texto que explican los diferentes eventos, temas y planes importantes para el grupo.

• Exceptuando los boletines técnicos, los artículos deberían ser escritos a un nivel de lectura accesible para alguien con educación media -octavo grado más o menos (Ciertos correctores de gramática computarizados pueden ayudarlo con esto).
• Típicamente el tamaño de la fuente es de 10 a 12 puntos.
• Elija un tema que sea interesante para usted y que los otros puedan gozar. Pregunte a su alrededor; averigüe qué desean saber los otros.
• Hágase estas 2 preguntas a sí mismo antes de empezar a escribir: 1) ¿Quién es mi audiencia? y dos) ¿Qué ideas esenciales deseo que entiendan? Tener en mente las contestaciones a estas preguntas podría serle útil a la hora de escribir.
• Organice sus ideas antes de comenzar; considere hacer un esquema.
• Evite palabras complicadas y oraciones largas.
• Si usa ejemplos que respalden sus ideas, ayuda a que los otros lo comprendan mejor.
• Siempre corrija su artículo por si acaso tiene errores ortográficos, gramaticales o bien de comprensión general.
• Siempre que resulte posible, haga que otra persona revise la redacción antes de dar la versión final.

Detalles básicos del formato

• Use 2 o bien 3 columnas en una página de dos mil ciento cincuenta y nueve x dos mil setecientos noventa y cuatro mm. para una lectura más fácil.
• Limite cada página a no más de tres a cuatro artículos.
• ¡No le tema al espacio en blanco! Le da al lector un lugar para descansar los ojos. Una página con poco espacio en blanco es menos legible que otra que tenga una cantidad moderada. Sostenga el espacio en blanco en los bordes de la página, no en el centro.
• Retroceda un par de pasos y mire cada página. ¿Luce equilibrada? Por lo general, los artículos más claros deberían estar en la parte de arriba de la página y los más oscuros en la una parte de abajo.
• Use gráficos, imágenes o fotografías para acortar el texto y darle a su boletín una apariencia más pulida. Si puede acceder a ellas, las fotografías le darán al boletín un aire profesional.
• Considere mantener el boletín en seis páginas o bien bajo esta extensión (4 es lo idóneo). Esto abaratará los costos y hará que sea menos probable que los lectores sientan que hay demasiado para leer.
• Considere emplear un formato incesante que hará que el boletín le sea más familiar a los lectores.

Producción

Dependiendo del presupuesto, se puede elegir enviar a imprimir el boletín por un profesional. Esto será tan simple como decir “fotocopie esto” o bien quizá un poco más complejo si se busca una apariencia más profesional. Un impresor profesional tiene los beneficios agregadas (y los costos) del empleo de una amplia variedad de colores y tipos de papel, como también la habilidad de imprimir fotografías con claridad. Si se tienen los recursos, se debería considerar emplear servicios profesionales para generar el boletín de la mayor calidad posible. Cuando se trabaja con un impresor profesional, se debe considerar lo siguiente:

• Involucre al impresor desde el principio. Hable con el impresor sobre cada detalle de las metas, los sueños, el presupuesto y los plazos.
• Cuando se elija el papel, cíñase a los colores neutros (blanco, beis o bien gris claro), que no son chillantes. El papel reciclado o que tiene un aspecto un tanto granulado es también apropiado.
• Pida un segundo "color directo” para añadirle vida al boletín, sin aumentar demasiado el costo.
• Pida el tamaño de papel estándar que la imprenta típicamente usa para otros pedidos, normalmente es el más asequible.
• Aprenda algo del vocabulario de impresión, así no habrá confusión cuando hable con el impresor.
• Escuche esmeradamente el consejo del impresor; mas recuerde, es su boletín, por eso depende de tomar las resoluciones finales.

Consejos para reducir costos

• Considere vender “publicidad" para ayudar a cubrir el costo del boletín. Esto puede ser tan fácil como fotocopiar la tarjeta de presentación o bien de negocios de alguien.
• Determine si la organización puede ser considerada “sin fines de lucro” para abaratar las tarifas de los envíos postales. Revise las tarifas para expedir envíos masivos, las cuales a veces pueden ser menos costosas. Su oficina de correo puede ayudarlo en esto.
• Considere otros medios de repartir el boletín además de utilizar el correo. Por servirnos de un ejemplo, ponga el boletín donde pueda ser tomado y leído (en clínicas de salud, en iglesias, en centros de adolescentes, en hospitales, en guardes, etcétera)¡Sea creativo!
• Decida con cuánta frecuencia se necesita publicar el boletín ¿La organización tiene suficiente información que comunicar por lo que se precisa un boletín mensual; o con uno cada 2 o bien cuatro meses bastará?
• Muévase cuidadosamente en cada paso del proceso de creación del boletín, y asegúrese de corregir conforme se vaya avanzando. ¡Los fallos cuestan costoso! Haga que otra persona le dé el vistazo final junto con usted.
• Pregúntele a su impresor u a otros editores del boletín cómo puede hacerse el boletín por menos dinero.
  

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