Sección 10. Crear boletines

• 1) ¿Qué es un boletín informativo?

• 2) ¿Por qué crear un boletín informativo?

• 3) ¿Cuándo crear un boletín informativo?

• 4) ¿Cómo comenzar un boletín informativo?

• 5) ¿Cuáles son los pasos para producir un boletín informativo?

• 6) ¿Cómo hacer para que otros contribuyan?

• 7) ¿Qué más saber acerca de los folletines?

8) ¿Qué es un boletín informativo?

9) ¿Por qué crear un boletín informativo?

10) ¿Cuándo crear un boletín informativo?

11) ¿Cómo comenzar un boletín informativo?

12) ¿Cuáles son los pasos para generar un boletín informativo?

13) ¿Cómo hacer para que otros contribuyan?

14) ¿Qué más saber acerca de los boletines?

Está pensando en empezar un boletín informativo, pero no sabe por dónde comenzar o cómo decidir cuál es el mejor tipo para su organización. Esta sección es para quienquiera (los directores, el personal comprometido, los recaudadores de fondos) que desee aprender a crear el mejor boletín para su conjunto o bien coalición.

Back to top

1) ¿Qué es un boletín informativo?

Un boletín informativo es un informe impreso de información e ideas, el cual es distribuido en forma regular (es decir, mensualmente o dos veces por año) a un grupo de gente interesada. Los boletines son, típicamente, de 2 a ocho páginas de extensión, y varían sensiblemente en costo, calidad y contenido.

Back to top

2) ¿Por qué crear un boletín informativo?

Existen muchas razones:

• Para mantener a los miembros al tanto de lo que está sucediendo.
• Para mantener al público bien informado también.
• Para enseñar a todos los lectores sobre temas y también ideas que intranquilizan al grupo.
• Para crear cohesión y un sentido de orgullo entre los miembros.
• Para despertar nuevo interés e incrementar el reconocimiento de la agencia.
• Para ofrecer un formato de intercambio de información que todavía no existe en la comunidad.
• Para reducir la cantidad de tiempo que se pierde al intercambiar información durante las reuniones de conjunto.
• Para anunciar encuentros regulares.
• Para reemplazar las actas de la reunión creando una sección en el boletín dedicada a los resúmenes de las asambleas.

Back to top

3) ¿Cuándo crear un boletín informativo?

Un boletín puede comenzar en cualquier momento de la vida de un conjunto u organización (¡aunque lo antes posible, mejor!) y especialmente cuando:

• Se necesite hacer llegar un sinnúmero de información a mucha gente de forma regular.
• Se desee instruir o bien informar a la comunidad sobre temas esenciales.
• Se desee captar miembros nuevos.
• Se quiera crear un sentido de propósito en común o motivación -- o los dos-- entre los miembros.
• Se necesite obtener retroalimentación de los miembros.
• Se desee acrecentar el reconocimiento de la organización o bien la fe en su causa.
• Se quiera que el público considere al grupo creíble y significativo.

Todas estas son buenas razones, mas crear un boletín y sostenerlo requiere bastante tiempo y esfuerzo. También se debería estimar cada cuánto se publicará. Los folletines informativos en general se publican mensualmente o bien cada dos o 4 meses. La elección dependerá del tamaño de la organización y de los recursos libres. ¿Está lista la iniciativa para aceptar este compromiso? Si lo está, es recomendable preguntar las secciones "Cómo hacerlo: preguntas preliminares" y "¡Pasos siguientes!”

Back to top

4) ¿Cómo comenzar un boletín informativo?

El conjunto es único. El boletín también lo será. Existen muchas formas de producir un buen boletín. Antes de empezar, aquí se hallan ciertas preguntas básicas para hacerse. Cuando estén contestadas, se estará mejor preparado para crear un boletín que se adecue al conjunto.

• ¿Cuál es el propósito primario del boletín?
• ¿Cuáles son los otros propósitos?
• ¿Quién es la audiencia?
• ¿Con cuánta frecuencia se quiere que aparezca el boletín?
• ¿Cuántas copias se quieren producir para cada tema?
• ¿Cuánto costará?
• ¿Cuánto se puede gastar?
• ¿Quién diseñará y editará el boletín?
• ¿Quién escribirá los artículos?
• ¿Cómo se le distribuirá el boletín a la audiencia?
• ¿Cómo se sabrá si se ha tenido éxito?

Back to top

5) ¿Cuáles son los pasos para producir un boletín informativo?

Después de contestar las preguntas en la última sección hay algunos pasos esenciales a seguir:

Decida si el conjunto mismo publicará el boletín o si se usará ayuda profesional. Esto dependerá del tiempo, del dinero y de la habilidad disponible que se tenga. Se debería también considerar la impresión que el boletín tendrá en la audiencia y la imagen que se quiere proyectar cuando se decida hacerlo por cuenta propia o no. El trabajo profesional no tiene que costar mucho. Por otra parte, sacar un boletín puede requerir que el grupo mismo lo haga.

Si se quiere producir el boletín por cuenta propia, es necesario asegurarse de contar con las herramientas necesarias:

• Una máquina de redactar y acceso a una copiadora.
• Si está utilizando una computadora, el software que incluya una aplicación para procesar palabras, diseñar la página y los gráficos.
• Una impresora de alta calidad.
• ¡Sentido del humor y mucha paciencia!

Si se quiere que el boletín lo haga un profesional:

• Es preciso asegurarse de que la empresa copiadora, el impresor profesional o el artista gráfico se impliquen en el proyecto ya antes de ir más allá de la etapa de planificación. No tema hablar con profesionales, podrían querer contribuir con sus servicios u ofrecerlos a una tarifa reducida.
• Podría utilizarse un centro de copiado si sólo se corta y pega material escrito a máquina.
• En esos lugares se pueden localizar también computadoras que hagan que el formato y la impresión sean más fáciles.
• Los artistas gráficos pueden hacer que el formato y la impresión luzcan más atractivos e interesantes a fin de que puedan trasmitir mejor la información.
• Se pueden llevar copias armadas (todo terminado) a un profesional para la impresión final.
• Se debe confirmar cada aspecto del proceso de impresión en este momento, incluyendo el costo, qué colores se usarán, el tipo de papel, etc.

Pasos para todos y cada uno de los boletines

• Decidir qué aparecerá en la publicación y cuánto se incluirá de cada uno -- por poner un ejemplo, artículos, características, notas de noticias y artículos de opinión.
• Diseñar el formato del boletín.
• Redactar los artículos para el boletín – o mandarlos a redactar.
• Editar los artículos—el contenido, el estilo y los espacios.
• Editarlos de nuevo -- los errores son carísimos y no lucen bien. Pídale a alguien que lo ayude con la corrección. (¡Por otro lado, una de las maneras de saber que la gente lee el su boletín es cuando llaman para señalar los fallos!
• Si le imprimen el boletín profesionalmente, llevar la copia final al impresor.
• Revisar la copia final por última vez para poder ver si hay algún fallo de impresión o de edición.
• Enviar por correo o repartir el boletín.
• Recibir cuanta retroalimentación resulte posible sobre la publicación.
• Disfrutar del calor del sol por un rato y después respirar hondo y repetir el proceso otra vez.

Back to top

6) ¿Cómo hacer a fin de que otros contribuyan?

Recuerde, no resulta necesario ser el “Llanero Solitario” cuando se refiere a redactar artículos o repartir información. Otros pueden -- y deberían -- ayudarlo; no sólo se reduce así la cantidad de trabajo, sino que también les da a otros en el conjunto, un sentido de propiedad y de orgullo por el boletín. A continuación presentamos ciertas recomendaciones para alentar la participación de otros:

• Encuentre a otros miembros para que lo asistan a planear el boletín.
• Solicite artículos, comentarios y columnas por la parte de los miembros; un columnista convidado ocasional puede agregar un brillo extra.
• Haga circular una hoja con anuncios escritos y también ideas para posibles artículos en las reuniones de su conjunto.
• Reemplace en el boletín las actas por reportes de los conjuntos de trabajo.
• Reimprima las noticias sobre la coalición que aparecen en los medios de comunicación
• Saque ideas de otros materiales que la gente le envía.

Back to top

7) ¿Qué más saber sobre los boletines?

Ya es hora de aprender a armar el boletín para crear un producto final atractivo y también informativo. En seguida ofrecemos más información específica sobre el diseño y los detalles básicos del formato, consejos para abaratar los costos y la producción.

Palabras y gráficos

El encabezadoes el título en la carátula de cualquier boletín

• Haga el nombre del boletín corto y pegadizo.
• Considere usar el logo o símbolo de la organización como parte del título.
• Considere a un profesional para diseñar esta parte del boletín, si bien el resto se haga en el grupo. La cabecera es lo primero que la gente notará: hágalo recordable.

La fuentees el estilo de letra que se emplea.

• Para el texto de los artículos, usar fuentessérif (o bien terminal) en vez de fuentes sans sérif (o bien palo seco),hará que sea más fácil de leer. Las de tipo sérif son pequeños trazos al final de los trazos primordiales de una letra (los ejemplos apropiados para los folletines incluyen Times New Roman, Bookman y Palatino) y son más fáciles de leer.
• Las fuentes sans sérifs – aquellas que no tienen esos pequeños trazos -- (Arial, Helvetica y Avant Garde, por servirnos de un ejemplo) son más apropiadas para los titulares.
• Sea consistente con cualquier fuente que decida emplear. El empleo de sólo 2 o bien tres fuentes diferentes le dará al boletín una apariencia más pulcra y más profesional. Emplear múltiples fuentes diferentes podría ser tentador, pero puede hacer que la página luzca de mal gusto. ¡Haga empleo de alguna restricción!
• Use poca cursiva o bastardilla – las palabras en cursiva son difíciles de leer.
• Cuando tenga dos o bien más columnas, justificar el texto lo hace más legible.

El titulares el título corto que presenta o bien resume las ideas principales de un artículo.

• Imprímalos en el mismo color que el artículo para una lectura más fácil.
• Colóquelos como oraciones sin puntos (o sea, ponga mayúscula únicamente en la primera letra de cada oración).

Los artículosson las historias y el texto que explican los diferentes acontecimientos, temas y planes importantes para el grupo.

• Exceptuando los folletines técnicos, los artículos deberían ser escritos a un nivel de lectura alcanzable para alguien con educación media -octavo grado aproximadamente (Algunos correctores de gramática computarizados pueden asistirlo con esto).
• Típicamente el tamaño de la fuente es de 10 a 12 puntos.
• Elija un tema que sea interesante para usted y que los otros puedan disfrutar. Pregunte a su alrededor; averigüe qué desean saber los otros.
• Hágase estas 2 preguntas a sí mismo ya antes de comenzar a escribir: 1) ¿Quién es mi audiencia? y dos) ¿Qué ideas importantes quiero que entiendan? Tener en mente las contestaciones a estas preguntas podría serle útil a la hora de escribir.
• Organice sus ideas ya antes de comenzar; considere hacer un esquema.
• Evite palabras difíciles y oraciones largas.
• Si emplea ejemplos que respalden sus ideas, ayuda a que los otros lo comprendan mejor.
• Siempre corrija su artículo por si acaso tiene errores ortográficos, gramaticales o de comprensión general.
• Siempre que sea posible, haga que otra persona revise la redacción antes de entregar la versión final.

Detalles básicos del formato

• Use 2 o bien 3 columnas en una página de dos mil ciento cincuenta y nueve x dos mil setecientos noventa y cuatro mm. para una lectura más fácil.
• Limite cada página a no más de tres a 4 artículos.
• ¡No le tema al espacio en blanco! Le da al lector un lugar para reposar los ojos. Una página con poco espacio en blanco es menos legible que otra que tenga una cantidad moderada. Mantenga el espacio en blanco en los bordes de la página, no en el centro.
• Retroceda un par de pasos y mire cada página. ¿Luce equilibrada? Generalmente, los artículos más claros deberían estar en la una parte de arriba de la página y los más oscuros en la parte de abajo.
• Use gráficos, imágenes o bien fotografías para acortar el texto y darle a su boletín una apariencia más pulida. Si puede acceder a ellas, las fotografías le darán al boletín un aire profesional.
• Considere mantener el boletín en seis páginas o por debajo de esta extensión (cuatro es lo ideal). Esto abaratará los costos y hará que sea menos probable que los lectores sientan que hay demasiado para leer.
• Considere emplear un formato constante que hará que el boletín le resulte más familiar a los lectores.

Producción

Dependiendo del presupuesto, se puede escoger enviar a imprimir el boletín por un profesional. Esto será tan simple como decir “fotocopie esto” o bien quizá un tanto más complejo si se busca una apariencia más profesional. Un impresor profesional tiene las ventajas agregadas (y los costos) del uso de una amplia pluralidad de colores y géneros de papel, como también la habilidad de imprimir fotografías con claridad. Si se tienen los recursos, se debería considerar emplear servicios profesionales para producir el boletín de la mayor calidad posible. Cuando se trabaja con un impresor profesional, se debe considerar lo siguiente:

• Involucre al impresor desde el comienzo. Hable con el impresor sobre cada detalle de las metas, los sueños, el presupuesto y los plazos.
• Cuando se elija el papel, cíñase a los colores neutros (blanco, beis o gris claro), que no son chillantes. El papel reciclado o bien que tiene un aspecto un poco granulado es también apropiado.
• Pida un segundo "color directo” para agregarle vida al boletín, sin aumentar demasiado el costo.
• Pida el tamaño de papel estándar que la imprenta típicamente emplea para otros pedidos, normalmente es el más económico.
• Aprenda algo del vocabulario de impresión, así no habrá confusión cuando hable con el impresor.
• Escuche cuidadosamente el consejo del impresor; pero recuerde, es su boletín, de ahí que depende de usted tomar las resoluciones finales.

Consejos para reducir costos

• Considere vender “publicidad" para asistir a cubrir el costo del boletín. Esto puede ser tan fácil como fotocopiar la tarjeta de presentación o de negocios de alguien.
• Determine si la organización puede ser considerada “sin fines de lucro” para abaratar las tarifas de los envíos postales. Revise las tarifas para mandar envíos masivos, las cuales a veces pueden ser menos costosas. Su oficina de correo puede asistirlo en esto.
• Considere otros medios de repartir el boletín además de utilizar el correo. Por ejemplo, coloque el boletín donde pueda ser tomado y leído (en clínicas de salud, en iglesias, en centros de adolescentes, en hospitales, en guardes, etc.)¡Sea creativo!
• Decida con cuánta frecuencia se precisa publicar el boletín ¿La organización tiene suficiente información que comunicar con lo que se precisa un boletín mensual; o con uno cada 2 o 4 meses bastará?
• Muévase cuidadosamente en todos y cada paso del proceso de creación del boletín, y asegúrese de corregir a medida que se vaya avanzando. ¡Los errores cuestan costoso! Haga que otra persona le dé el vistazo final junto con .
• Pregúntele a su impresor o bien a otros editores del boletín cómo puede hacerse el boletín por menos dinero.
  

Back to top