Con las nuevas tecnologías nuestros datos personales circulan por la red sin ningún tipo de control. Por eso se ha publicado el RGPDo Reglamento General de Protección de Datos, la normativa que regula el tratamiento de información de carácter personal en territorio europeo. En esta guía gratis encontrarás toda la información sobre los principales cambios y novedades que introduce.
Back to top1) ¿Qué es el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD)?
El Reglamento General de Protección de Datoses la normativa que establece las pautas a continuar en lo relativo al tratamiento de los datos personales de personas físicas. También, también se encarga de apuntar las reglas en lo que se refiere a la libre circulación de tales datos.
El objetivo principal del GDPRes resguardar el derecho de las personas físicas a conservar sus datos personales, y asegurar el respeto a los derechos y libertades individuales recogidos en la Constitución Española.
Esta normativa europea de protección de datosse aprobó el 14 de abril de dos mil dieciseis, mas su implantación se ha hecho efectiva en 2018. Desde ese momento, es de aplicación a todos los países de la Unión Europea, aunque deja abierta la posibilidad a que cada país elabore sus propias leyes.
En esta guía sobre el R.G.P.D.te explicamos los primordiales puntos de este reglamento que debes tener en consideración. ¿Nos acompañas? ¡Vamos allá!
Back to top2) Aplicación del RGPD en España
Todas aquellas empresas, entidades públicas o bien profesionales que manejen datos personales de terceros están obligados a cumplir el RGPD.
Su adaptación en nuestro país se ha hecho a través de la.
Los pasos a proseguir para la adaptación al RGPDson:
- Consentimiento de los clientes
- Obligación de informar
- Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPD)
- Firmar contrato con Encargados del tratamiento
- Contrato de confidencialidad con empleados
- Registro de actividades de tratamiento
- Análisis de riesgos
- Notificación de incidentes de seguridad
- Evaluación de impacto
- Privacidad desde el diseño y por defecto
- Página web
- Nuevos derechos de los usuarios
3) ¿Qué deben tomar en consideración empresas, entidades públicas o profesionales para poder adaptarse a la norma europea?
Desde su publicación en el BOEen abril de 2016, las compañías han tenido dos años para adaptarse al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Para esto han debido amoldar la manera de tratar la información de usuarios y clientes.
Dos de los artículos más importantes de esta ley europea son el 5 y el 6, los cuáles indican la forma correcta de tratar datos personales.
El artículo 5señala que los datos personales se deben intentar forma lícita, leal y transparente. Además, los datos han de ser recogidos con fines ciertos, explícitos y legítimos. El tratamiento de esta información debe ser adecuada, pertinente y limitada. Los datos han de ser precisos, veraces y actualizados. Por último, no se deben mantener a lo largo de más tiempo del preciso para los fines del tratamiento.
Por su parte, el artículo 6del RGPD establece las bases para la licitud del tratamiento. En este sentido, la normativa considera lícito el tratamiento siempre y cuando se haya conseguido en base a las próximas condiciones:
- Consentimiento del interesado.
- Necesarios para la ejecución de un contrato.
- Para cumplir con obligaciones legales.
- Su objetivo es proteger derechos fundamentales del interesado.
- Se trata de datos de interés público.
- Sin esenciales para que el responsable o bien un tercero puedan ejercer sus derechos legítimos.
Estos son ciertos requisitos básicos que establece la Ley RGPD. No obstante, hay muchas otras cuestiones que tienes que tener en consideración y que te iremos explicando durante esta guía.
3.1) Los Contratos de confidencialidad
Desde la entrada en vigor del RGPDel tratamiento de los datos personales debe hacerse de manera que se garanticen la confidencialidad de los mismos. Esto incluye la implantación de mecanismos para eludir el acceso no autorizados a los datos o a los equipos empleados para su tratamiento.
El responsable o el encargado del tratamiento son los encargados de evaluar los posibles riesgos de seguridad, así como de establecer las medidas de seguridad oportunas para asegurar la confidencialidad de los datos
3.1.1) Con Encargados del tratamiento
Los encargados del tratamientoson los terceros que te prestan algún servicio y, para esto, acceden a datos personalesque tú manejas, bien de tus clientes o de tus empleados.
Por ejemplo:
- Gestoría que te lleva los temas fiscales o laborales,
- Informático que efectúa el mantenimiento de los equipos, etc.
Sí, seguro que tú también tienes terceros a los que cedes datos.
Con esos encargados del tratamiento debes firmar un documento, aquí te dejo el.
Es más que aconsejable que comiences a firmar esos contratos con los terceros que te prestan servicios y revises los que ya tienes para asegurarte que cumplen con los requisitos del RGPD.
3.1.2) Con empleados
Si tienes empleadosya sabes que tienen acceso a toda la información que maneja la empresa. De ahí que debencon el que se evitará que esa información sea revelada a personas no autorizadas.
Igualmente están obligados a observar las medidas de seguridadimplantadas por la compañía para garantizar la protección de los datos personales.
Comprueba que tienes firmado un contrato de confidencialidad con tus trabajadores
3.2) El Registro de actividades
Es un documento en el que debes reflejar el tipo de datosque manejas y qué cantidad.
Debes incluir cuestiones como:
- Tipo de datos que recoges
- Finalidad del tratamiento
- Dónde guardasesos datos
- Si cedes esos datoso efectúas trasferencias fuera de nuestro país
- Medios de tratamiento
Aquí te explico cómo efectuar un.
Este registro debes mantenerlo actualizadoporque te lo pueden solicitar en caso de tener alguna inspección por la AEPD
Normalmente deberá constar por escrito aunque también es válido en formato electrónico.
3.3) Consentimiento inequívoco
Antes, por el mero hecho de que un cliente del servicio te facilitase sus datos se entendía que te daba su consentimientopara tratarlos, es lo que lleva por nombre consentimiento tácito.
Ahora, según el RGPD, tus clientes del servicio deben otorgar de manera clara su permiso para que puedas tratar sus datos, o sea, un consentimiento expreso.
Pero, ¿puedo usar esos datos para cualquier finalidad?
Rotundamente no.
Verifica que dispones del permiso de todos tus clientes del servicio ya antes de tratar sus datos personales
Cuando los datos pretendan utilizarse para distintas finalidades, es importante que consigas el consentimiento para cada una de ellas.
Para conseguir el permiso puedes utilizar casillas, pero el RGPD establece que las casillas premarcadas o la simple inacción no constituyen una forma válida de prestar el permiso.
Si precisas actualizar tus métodos para conseguir permiso, te recomendamos visitar nuestra sección con modelos para cumplir el RGPD en PDF.
3.3.1) Menores
En cuanto alse requieren unas precauciones específicas.
3.4) Deber de informar
Antes de solicitar datos personales a tus clientes del servicio debes facilitarles información sobre:
- Identidad y datos de contacto del responsable (o sea, tuyos);
- Datos identificativos del delegado de protección de datos, en el caso de tenerlo;
- Por qué se piden esos datos y para qué los vas a utilizar;
- Quién va a tener acceso a los datos;
- Si vas a transferirlos a terceros países;
- Plazo de conservación de los mismos;
- Derechos que le tocan (acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad, retirar el consentimiento y presentar una reclamación ante la autoridad de control)
- Si es obligatorio facilitar los datos y consecuencias de no hacerlo;
Esta información debes facilitarla por escritoe incluirla en el documento donde pidas el permiso a los clientes del servicio. También en los e mails que les envíes y en el pie de las facturas emitidas a particulares (ya que incluyen sus datos personales).
Asegúrate de incluir toda esta información cuando recojas los datos personales.
3.5) Análisis de riesgos
Seguimos… ahora lo que debes de efectuar es un análisis del riesgos.
Se trata de un informedonde tendrás en cuenta los riesgos que pueden existir sobre los datos que manejas y también procurar que no ocurran.
Una vez efectuado este análisis, debes aplicar medidas de seguridad que sean capaces de impedir un ataque informático.
Aquí tienes más información sobre.
3.6) Brechas de seguridad
Esto es algo esencial.
Según esta normativa europea tienes la obligación de notificar a los afectados(clientes o bien empleados) y a la Agencia Española de Protección de Datos las violaciones de seguridad de los datosque se produzcan.
Y además en un plazo de setenta y dos horas.
Todos podemos ser víctimas de un ataque informático. Pero es importante estar prevenido.
¿Y qué hago?
Pues muy fácil.
Debes tomar en consideración unas medidas de seguridad como:
- Guardar los datos que tengas en papel en archivadores bajo llave para eludir que accedan a ellos personas no autorizadas.
- Si los datos los guardas en sistemas informáticos (ordenadores), debes tener contraseñas para acceder y antivirus.
En caso de que tengas un ataque informático, si puedes probar a la AEPD y a los clientes que estás haciendo todo lo que resulta posible para cumplir con la ley, la sanción que te pueden imponer será menor.
3.7) Evaluación de Impacto
A ver cómo te explico esto.
Cuando el tratamiento de datos previsto entrañe un alto peligro para los derechos y libertades de los clientes del servicio, debes realizar una.
Se trata de un informe donde se indican los peligros detectados sobre la protección de esos datos y las medidas precisas para suprimirlos o bien reducirlos.
¿Y en qué casos hay un riesgo alto?
Se consideran factores de riesgo:
- tratamiento de datos de personas vulnerables(por poner un ejemplo, menores)
- tratamiento de datos sensibles (de salud, por servirnos de un ejemplo)
- elaboración de perfilesde comportamiento (para determinar gustos o bien preferencias de clientes) y
- uso de tecnologías innovadoras(control de accesos con huella dactilar, por ejemplo) .
¿Estás en alguno de esos casos?
Revisa el tipo o el volumen de datos que tratas para poder ver si necesitas hacer esa Evaluación de impacto.
3.8) La Privacidad desde el diseño y por defecto
Este es otro de los términos difíciles que establece el RGPD.
Intentaré explicártelo de forma sencilla.
La privacidad desde el diseño y por defecto supone que, ya antes de comenzar un tratamiento de datos, debes tener en consideración cómo vas a protegerlos.
Es preciso adoptar medidas que garanticen que:
Esto se traduce en una serie de obligaciones como tener claro qué puedes manejar y qué medidas debes aplicar para resguardarlos.
3.9) Página web
Si ofreces los servicios a través de una página web debes incluir en ella los textos exigidos por la ley de Protección de Datos y la LSSI:
3.9.1) Aviso legal
Este es elde la página web.
En él debes incluir:
- Nombre del propietario
- CIF / NIF
- Dirección
Es obligatorio que exista un enlace perceptible a este texto desde cualquier página de la página web.
3.9.2) Política de privacidad
Es importante comprobar la política de privacidad de la página web y hacer una versión de esta más extensa, que incluya más información sobre el tratamiento de los datos.
- ¿Dónde se utilizan esos datos?
- ¿Dispones del consentimiento de los usuarios?
- ¿Se tratan con fines comerciales?
- ¿Se efectúan cesiones a terceros o transferencias internacionales?
En en el caso de que en la página web exista un formulario donde pidas datos personales, tendrás que informar expresamente de:
- Que efectúas un tratamientode los datos que se le están solicitando
- Propósito
- Destinatariosde aquella información
- Identidad y dirección delde los datos
- derecho a ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y de qué forma.
Todos esos detalles deberán ser parte de la política de privacidad. Una vez actualizada, debes cerciorarte de que esta nueva versión se publique en la web.
3.9.3) Política de cookies
Las cookies son ficheros de información que se envían por una página web y y se guardan en el navegador del usuario que visita esa web. Se usan para analizar las visitas a nuestra página web o mostrar publicidad dinámica.
Si en tu web usas algo de esto, estás obligado a.
La regla que regula las cookies es la propia LSSI.
En ese texto debe informarse sobre:
- Cookies empleadas en la página
- Su finalidad
- Duración
Te dejo un link a una página donde puedes examinar las cookies que emplea tu página web.
3.10) Los Nuevos derechos de RGPD
Estos son los derechos que tienen los clientes del servicio y usuarios respecto a sus datos personales.
¿Y en qué me afectan?
Pues te afectan porque debes garantizarles que puedan ejercerlos y darles una respuesta en el caso de que lo hagan.
El Reglamento europeo de Protección de Datos sigue reconociendo los:
- Acceso
- Rectificación
- Cancelación
- Oposición
Y se añaden otros derechos específicos como:
Debes cerciorarte de que puedes responder adecuadamente a las solicitudes que puedas recibir de tus clientes
3.11) El Delegado de Protección de Datos
El RGPD introduce una nueva figura: el( DPO).
Digamos que el DPO o bien DPDes aquella persona que va a inspeccionar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y ha asesorarte en cualquier cuestión relacionada con esta materia. También el que, en el caso de inspección de la AEPD, actuará de mediador.
Sólo ciertas.
En específico, será obligatorio contar con un Delegado de Protección de Datosen los siguientes casos:
- Si el responsable o encargado del tratamiento es un organismo público, con la excepción de los tribunales que los utilicen para el ejercicio de sus funciones.
- Actuaciones llevadas a cabo por responsables o bien encargados del tratamiento que requieren la observación continua y sistemática de datos a gran escala
- Actividades de tratamiento que requieren el tratamiento de categorías singulares de datos a gran escala.
4) Verifica si cumples con las principales obligaciones del R.G.P.D.
El cumplimiento de las normativas sobre protección de datos ( LOPD y RGPD) es indispensable para todas y cada una de las compañías. Pero, ¿cómo contrastar si te has adaptado bien a las nuevas demandas de la ley? Te damos ciertas claves a tener en cuenta.
4.1) Identifica la base jurídica de los tratamientos que se realizan
Uno de los primeros pasos a dar en el cumplimiento del RGPD en empresases identificar la base jurídica que justifica el tratamiento de datos. Será lícita en los próximos casos:
- Se ha conseguido permiso.
- Existe una relación contractual.
- Se refieren a derechos esenciales del interesado o terceras personas.
- Su tratamiento es una obligación legal para el responsable.
- Son datos de interés público.
- Son imprescindibles para el ejercicio de poderes públicos.
- Intereses legítimos del responsable o de terceros, que predominan sobre los derechos de la persona objeto del tratamiento.
Si has conseguido los datos conforme a alguna de estas bases legales, estás en tu derecho para tratarlos. De lo contrario, estarás cometiendo una irregularidad.
4.2) Chequea el suministro de información a los interesados
El RGPD UEobliga a los responsables a informar a los interesados sobre las condiciones del tratamiento, así como de las vías para ejercer sus derechos ARCO. Esta información se debe suministrar de forma concisa e inteligible, con un lenguaje claro, transparente y en un medio de fácil acceso.
Para ello, se aconseja evitar los textos confusos y difíciles de entender, o bien las fórmulas que remiten al usuario a los textos legales.
También es aconsejable ir al grano, informar inmediatamente sobre el contenido al que se refieren, sin dar rodeos o bien charlar de temas accesorios.
La explicación ha de ser lo más clara y accesibleposible, facilitando que sea entendible para cualquier persona, con independencia de sus conocimiento sobre protección de datos.
La información básica que se debe proporcionar a los interesados es la siguiente:
- Base jurídica del tratamiento (ver punto precedente).
- Datos del Delegado de Protección de Datos o bien DPO (si lo hubiese).
- Intención de realizar un tratamiento de datos a nivel internacional.
- Elaboración de perfiles.
4.3) Establece un registro actualizado de actividades de tratamiento
Las obligaciones del RGPD en protección de datostambién prevé el registro de las actividades del tratamiento. Para cumplir con esta demanda toda empresa debería contar con un registro actualizado en el que figure la siguiente información:
- Identidad del responsable o encargado del tratamiento, y del DPO si lo hubiese.
- Finalidad del tratamiento.
- Separación por categorías de los datos personales tratados y de las personas objetivo del tratamiento (por ejemplo, diferentes ficheros con proveedores, clientes del servicio, videovigilancia, etc).
- Transferencias de datos internacionales.
Las empresas con menos de doscientos cincuenta trabajadores no están obligadas a llevar un registro del tratamiento, salvo que supongan un riesgo para los interesados.
4.4) Prevé el ejercicio de derechos de los interesados
Ten en cuenta que el RGPD establece que los interesados deben poder ejercer sus derechos(acceso, rectificación, cancelación, oposición, supresión, portabilidad) de manera sencilla. O sea, como responsable debes administrar mecanismos perceptibles y fácilmente alcanzables.
Además, debes asegurar que la persona ejerza sus derechos a través de medios electrónicos, sobre todo si el tratamiento se ha realizado por estos medios.
No olvides que el ejercicio de estos derechos debe ser completamente gratuito. Solo hay algunos casos en los que se puede cobrar una tasa al interesado:
- Si las solicitudes son excesivas o bien injustificadas.
- En en caso de que las solicitudes sean incesantes y supongan un costo administrativo elevado para el responsable.
Por otro lado, debes informar al interesado de las decisiones que vas a tomar, y argumentar tu respuesta en caso de negativa. Todo ello en un plazo máximo de un mesdesde la solicitud.
4.5) Cuenta con las medidas de seguridad que garanticen la integridad de la información
Tal y como señala el Reglamento General de Protección de Datos, los responsables y encargados del tratamiento deben establecer las medidas técnicas y organizativasnecesarias para asegurar la seguridad de los datos.
Debes efectuar una investigación anterior que determine los peligros existentes. Basándonos en ello podrás establecer medidas basándonos en diferentes criterios:
- Coste de los medios técnicos.
- Coste de su implantación.
- Naturaleza de los datos, alcance y finalidad del tratamiento.
- Riesgos que supone para los derechos y libertades del individuo.
En caso de producirse una violación en la seguridad de los datos debes notificar a la autoridad competenteen un plazo máximo de 72 horas desde el instante en que se generó la brecha de seguridad.
La información que debes presentar a las autoridades de seguridad y control es:
- Naturaleza o características de la violación de seguridad
- Categorías de datos afectados.
- Interesados afectados.
- Medidas que has adoptado para solventar la situación.
- Medidas que has adoptado para mitigar las posibles consecuencias de la brecha de seguridad en los interesados.
4.6) Comprueba las relaciones con los prestadores de servicios de protección de datos
Si los datos de tus clientes son manejados por un prestador de servicios, debes tener en cuenta una serie de cuestiones.
El RGPD define al encargado de protección de datoscomo la persona física o jurídica encargada de procesar la información personal de los interesados representando a un responsable.
Es decir, el encargado realizará el tratamiento de los datos en tu nombre.
OK, pero tú eres el responsable.
Es esencial firmar un contratoen el que se determinen las pautas a proseguir. El encargado del tratamiento solo puede procesar los datos en base a las instrucciones fijadas por contrato.
Por tanto, establecer unas bases sólidas en el contrato puede valer para exonerar de responsabilidades al responsable caso de que el encargado haya cometido alguna irregularidad o bien no haya actuado según lo pactado.
Back to top5) Infracciones y sanciones por incumplimiento del Reglamento Europeo de Protección de Datos
En el Reglamento General de Protección de Datos se establece uncon esenciales sanciones económicas, pudiendo alcanzar incluso el 4 por ciento del volumen anual de facturación de una compañía o bien los 20 millones de eurosen los casos más graves.
Por eso no debemos tomárnoslo a broma.
Además de las sanciones económicas, el nuevo RGPD prevé tres medidas adicionales:
- Advertencia.
- Amonestación.
- Suspensión del tratamiento de datos.
La autoridad eficiente para la imposición de sanciones será la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Otra novedad fundamental es la posibilidad de que el perjudicado pueda solicitar una indemnización, algo que no contemplaba la precedente LOPD.
No existen exclusiones ni excepcionespara los autónomos o pequeñas empresas.
Así que ponte las pilas.
Y comienza lo antes posible la adaptación a la Ley de Protección de Datos.
¿Necesitas cumplir el RGPD?
5.1) Ejemplos de multas a empresas, desde su implantación el 25 de mayo de 2018
La misma Agencia de Protección de Datos te lo pone fácil para adaptarte a la normativa merced a su herramienta Facilita RGPD. A pesar de ello, no son pocas las compañías que han caído en irregularidades y que ya se han llevado sanciones por no cumplir el RGPD.
Una de las que ha sufrido estas consecuencias es la todopoderosa Google, que en dos mil diecinueve se llevaba una multa de cincuenta millones de euros por parte de la autoridad francesa de protección de datos. ¿El motivo? Que la información facilitada a los usuarios no era fácilmente alcanzable ni sencilla de entender.
Otra de las mayores sanciones es la que se le ha impuesto en Alemania a la inmobiliaria Deutsche Wohnen. Ni más ni menos que catorce con cinco millones de euros debió abonar por no respetar el plazo de conservación y guardar los datos de clientes durante más tiempo del necesario.
Mayo es todavía la sanción que recibió la cadena hotelera Marriott, a raíz de una vulnerabilidad en su sistema que expuso los datos de tarjetas de crédito de prácticamente nueve millones de clientes. La multa que le impuso la Oficina del Comisionado de Información de R. Unido fue de 110 millones de euros.
Sin embargo, la que se lleva la palma es la sanción de 204 millones de dólares que la autoridad de protección de datos del R. Unido impuso a British Airwaysdespués de que el grupo pirata informático Magecart le consiguiera hurtar datos de más de quinientos clientes.
Estas multas millonarias son un ejemplo de lo grave que puede llegar a ser una infracción del Reglamento General de Protección de Datos. ¿A qué esperas para ponerte al día y cumplir la normativa?
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