Manual de uso de Hootsuite para Gestión de Social Media

Manual de uso de Hootsuite para Gestión de Social Media

15 Jul 2020 in

Tabla de contenido

Las redes sociales son un escaparate para cualquier marca o empresa. Si una compañía no tiene presencia en ellas parece que está plenamente fuera de onda, por este motivo, para muchas empresas y marcas es casi una obligación tener creados perfiles en diferentes redes sociales. El poder administrar todos estos perfiles con el uso de Hootsuite es una sencillez que no hay que dejar pasar. En el artículo despiezaremos la herramienta de social media Hootsuite para resolver todas las dudas que se te puedan haber podido presentar.

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1) ¿Qué es Hootsuite y para qué sirve?

Hootsuite es una herramienta creada en 2008, mas la popularización de su empleo es relativamente reciente, se puede decir que su apogeo está vinculado al que han experimentado las redes sociales y a la necesidad que surge en las empresas de contar con perfiles actualizados y propagar contenidos. Encontramos que Hootsuite tiene versión web y también hallamos Hootsuite aplicación tanto para iPhone, iPad o bien aplicación Android.

Hootsuite es una herramienta gestora de redes sociales que facilita la coordinación y administración de diferentes perfiles de redes sociales, deja trabajar de forma individual o bien grupal utilizando exactamente la misma cuenta por distintas personas. Esta herramienta es muy usada por Community Mánagers que se valen de ella para para desarrollar su trabajo, gestionando múltiples clientes del servicio y diferentes cuentas de redes sociales.

➨ Desarrollar tareas generales de comunicación, usando las redes sociales como canales de comunicación que sirvan para propagar contenidos de las empresas y para administrar las marcas y sus estrategias de branding.

➨ Escucha activa de conversaciones sobre la empresa, pudiendo de este modo, interaccionar de manera directa con los usuarios solventando dudas o aclarando malos entendidos que puedan afectar a la reputación de la compañía.

➨ Conseguir engagement con el público objetivo. Esto hace referencia a la creación de un vínculo emocional entre el usuario y la marca, ganando su fidelidad y generando sentimientos positivos.

➨ Herramienta de atención al público. Monitorizando con Hootsuite las interactúes de los usuarios, deja prestar una atención al público directa y también instantánea.

➨ Compatible con las redes sociales más empleadas como Fb, LinkedIn o Twitter. Al englobar los perfiles de redes sociales que se usan mayoritariamente, asegura cobertura total en la administración de la estrategia de social media.

➨ Ahorro de tiempo. Con la programación de todas estas publicaciones con cierta antelación se logra un ahorro de tiempo importante y, sobre todo, el poder dejarlas preparadas pendientes de publicación y no estar pensando en actualizar los perfiles uno por uno.

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2) Tipos de planes de Hoostsuite

El primer paso para comenzar a emplear Hootsuite es escoger el tipo de plan que necesitamos. Como en la mayor parte de herramientas de esta clase, ofertan múltiples tipos de planes: Sin costo, Pro, Business y Enterprise. Pudiendo, de esta forma, amoldar el tipo de plataforma de administración a las necesidades de cada usuario o bien de la compañía en su totalidad.

Hootsuite Gratis: la base fundamental de este programa para administrar las redes sociales es la programación de mensajes en los diferentes perfiles de social media. Este plan de Hootsuite permite hacer la programación desde 3 perfiles sociales y conseguir informes básicos en los que se deja ver de una forma visual el modo perfecto en el que se impacta a los seguidores en las diferentes redes sociales.

Hootsuite Pro: pone el foco en las pequeñas empresas a fin de que éstas aumenten el alcance y el reconocimiento de la marca con sus interactúes en redes sociales. Tienen la opción de buscar contenido recomendado acorde con los contenidos de la compañía y ahorrar ese tiempo de busca. Los análisis de Hootsuite Pro en los que se pueden ver de qué manera van las estrategias y también impactos, se pueden compartir. El coste de esta versión es de 10.99 euros por mes, admitiendo el plan anual se ofrece un ahorro de un treinta por cien , con lo que el costo sería sobre unos noventa y cinco y ochenta y ocho euros. Si se desean más funcionalidades se pagan a parte, como puede ser incluir un usuario más de los que se ofrecen o más cantidad de redes sociales para administrar. La clave es poder adaptar la plataforma Hootsuite a las necesidades específicas de cada uno de ellos.  Aparte de las funcionalidades previamente descritas, en el plan de Hootsuite Pro se deja gestionar hasta un máximo de 100 perfiles sociales.

Hootsuite Business: es el plan ideal para pequeñas compañías o agencias que precisan administrar un número ya considerable de perfiles en redes sociales. Pueden tener acceso hasta 5 miembros a la plataforma. Cuenta con un servicio de soporte prioritario los trescientos sesenta y cinco días del año para poder ofrecer soluciones a cualquier posible incidencia que surja. Y una línea directa para solventar dudas sobre configuración o bien formación. De este plan no informan sobre el coste, en la página de Hootsuite remiten de forma directa al equipo de ventas.

Hootsuite Enterprise: este plan de Hootsuite es muy parecido al Business, los dos son para compañías o empresas, además de incluir las peculiaridades del plan de Hootsuite Business, este plan sería el usado para las compañías más grandes y complejas o para agencias grandes. Éstas utilizan multitud de equipos informáticos en diferentes departamentos e incluso cuentan con sedes dispersas geográficamente. Es el nivel más alto, con lo que las peculiaridades que incluyen se distinguen bastante del plan más básico, por poner un ejemplo, el número de redes sociales aquí es ilimitado, del mismo modo que los informes. Como en el plan anterior, el plan Hootsuite Enterprise se contrata con el equipo de ventas, por lo que no constan costes.

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3) Creación y configuración de cuenta en Hootsuite

Al entrar en y registrarse, en la siguiente pantalla nos dan la opción de sincronizar las cuentas de las distintas redes sociales que se tengan y solicitarán los permisos para poder acceder a ellas. Twitter, sólo solicita los permisos de autorización, Facebook funciona igual, mas, además de acompasar la cuenta titular, asimismo se puede hacer con los grupos de los que se forme parte. Se integran las distintas redes sociales donde se tenga perfil en un dashboard o panel de control y se pueden visualizar todas y cada una al unísono y clasificarlas en diferentes pestañitas.

También se pueden establecer equipos de trabajo, de modo que se crea una comunidad y de esta manera se pueden repartir y delegar las tareas desde el mismo panel de control. Esta integración permite trabajar en equipo y colaborar con ellos para llegar a cumplir los objetivos de social media de una manera conjunto. El plan de Hootsuite gratuito no ofrece esta alternativa, en Pro hay hasta 10 miembros y en Enterprise, como en casi todo, el número es ilimitado.

3.1) Creación de pestañas y columnas

Empezamos a conocer los iconos y las secciones en las que se divide el dashboard de Hootsuite situadas en la parte izquierda del mismo. La primera sección que hallamos es la de columnas, donde asimismo tienen protagonismo las pestañitas.

Tanto las pestañitas como las columnas dejan tener organizada y clasificada la información en las redes sociales. Creando pestañitas podemos organizarnos en función del criterio que queramos. Lo normal es que cada pestañita sea una empresa o una red social, para tener una mejor perspectiva visual. Se pueden tener un total de veinte pestañitas y, dentro de cada una de ellas, el número máximo de columnas es 10.

Dentro de cada pestaña se crean las columnas. La creación de columnas de búsqueda en el dashboard deja monitorizar actividades según lo que se quiera visualizar. Sencillamente se debe pulsar en la parte superior izquierda en “+ Añadir columna” para elegir la red social, el perfil desde el que deseamos configurar la columna y los criterios que deseamos que tenga cada columna. Las opciones para poder personalizar cada columna dependen de la red social con la que estemos trabajando.

Podemos incluir una de las publicaciones hechas, según geobúsqueda, columnas de discute de LinkedIn, filtros de idiomas, las menciones de Twitter, los mensajes programados o bien etiquetas o bien palabras clave que nos interesen, de tal modo que cada vez que esa palabra se use, figurará la publicación en la columna que hemos creado. Esto último es muy útil para una compañía que desea conocer qué se dice de ella, controlando esa palabra clave, podrá interaccionar para eludir una crisis de reputación on line, por poner un ejemplo.

En las columnas se puede determinar la frecuencia de actualización en cualquier instante abriendo un desplegable ubicado justo a la vera de “+ Incorporar columna”. Ahí se puede escoger la frecuencia temporal de la actualización para ver casi por un instante que está ocurriendo en las redes sociales. También se puede personalizar el formato de las mismas, eligiendo en la esquina superior derecha del social media dashboard entre las opciones de vistas de columna compacta, estándar o bien ampliada.

3.1.1) Programación de contenidos en Hootsuite

En la parte superior izquierda encontramos la ventana de redacción donde se puede escribir el mensaje que se publicará. Se escoge el perfil desde donde deseamos hacer la publicación, se escribe el mensaje. Si lleva URL o bien enlace se introduce en el acortador para que no ocupe tanto en redes sociales donde los caracteres escasean, que quede con una estética más cuidada y, además de esto, generarán datos estadísticos que aportarán información valiosa. Se produce de modo automático, por defecto, un link ow.ly que nos dejará conocer el número de clicks, la procedencia de los mismos y demás aspectos para conocer el impacto que han generado los enlaces publicados.

Pinchando el símbolo de la rueda dentada (Avanzada) que está en el mismo acortador, se pueden modificar los parámetros para conseguir otro tipo de enlaces acortados como el ht.ly, el que, además de ofrecer el conocimiento de exactamente las mismas estadísticas que el género de enlace precedente, introduce la novedad de incluir una barra social en el momento en que se entra en el link para poder compartir y propagar de una manera más sencillo. En el plan Hootsuite Pro se cuenta con una alternativa para acortar URLs adaptadas, cosa que está excelente para poder beneficiarse del reconocimiento de la marca.

Al lado del acortador de enlaces hay varios iconos. El primero de ellos es un clip, mediante el cual podemos introducir archivos multimedia en la publicación, así sean imágenes o bien vídeos y también, incluso, compartir los propios vídeos en las redes sociales desde la cuenta de Youtube.

En el icono del calendario vamos a poder escoger el momento de lanzar los mensajes a las redes sociales. Para programar la salida del mensaje se puede decantarse por la opción automática, en la que Hootsuite lo publica cuando estima que es el instante más oportuno, en el que va a tener más impacto. Siempre dentro de una franja horaria marcada por el usuario, de unos días por semana estipulados, como la cantidad diaria de mensajes. En el caso de elegir la opción manual, se elige el día en el calendario y la hora para el lanzamiento. Existe la opción de que se mande un email en el momento en que esté confirmada la publicación del mensaje o tuit. Es en esta misma pantalla donde nos ofrecen el empleo del cargador de mensajes masivos o envío de mensajes por lotes (sólo desde el plan de Hootsuite Pro).

Por mucho que una plataforma simplifique la gestión de las redes sociales, esta actividad requiere su tiempo, con lo que se puede usar la programación de mensajes por lotes para prosperar el rendimiento y ahorrar tiempo. Con la programación de mensajes por lotes en lugar de redactar una a una cada publicación, se puede subir un archivo .csv en el que se incluyan la fecha y hora, el mensaje y la URL (si el mensaje llega). De este modo, se puede ahorrar tiempo en el momento de subir a la plataforma todas las publicaciones de una vez, pero también hay que tener en consideración que hay que crear el fichero .csv previamente. El número máximo que este cargador de mensajes masivo admite es de trescientos cincuenta publicaciones, y una de las pegas que tiene es que no acepta imágenes. En el plan Enterprise es ilimitado.

Para publicar un mensaje no hace falta hacerlo de forma individual en todos y cada uno de los perfiles, se pueden seleccionar los perfiles de aquellas redes en las que nos resulta de interés publicar. Eso sí, se deben tener en consideración las limitaciones y características propias que presentan cada una. Por poner un ejemplo, en Twitter solo hay 140 caracteres y en LinkedIn no se usan hashtag (#).

El siguiente icono es la flecha que indica la ubicación, los mensajes con geotag muestran la localización cuando se publica un mensaje. Para esto, posiblemente se pida autorización, por la parte del navegador, para conocer la localización precisa.

Localización, este icono en forma de planeta, permite la segmentación de la publicación para poder escoger donde se publica el mensaje bajo un criterio geográfico.

El último icono es el del candado, el que se ocupa de las opciones de privacidad que se pueden aplicar a los perfiles de Facebook, Google + o bien LinkedIn, seleccionando, de este modo, los conjuntos de gente que pueden ver el mensaje programado.

3.2) Editor de publicaciones en Hootsuite

En esta sección del dashboard de social media se incluyen diferentes opciones, todas relativas a la publicación de mensajes:

➨ Programados: se puede ver todo el contenido que se tiene pendiente de publicación y todos sus detalles, también se pueden establecer cambios, editando el mensaje, cambiando la data o eliminándolo. En la parte superior derecha, se puede seleccionar el modo perfecto de visualización para poderse hacer una idea según formato lista, día, semana o bien mes. En el caso de tener muchos perfiles y distantes redes sociales, con la intención de aclarar todo, se puede filtrar por perfil, de modo que solo se muestre las publicaciones programadas de un determinado perfil.

➨ Borradores: Permite redactar mensajes y dejarlos ahí guardados en espera para el instante que se crea oportuno su publicación.

➨ Programados ya publicados: Se pueden visualizar los comentarios ya lanzados y publicados anteriormente. Se pueden seleccionar las mismas vistas para contemplar la programación.

➨ Precisan aprobación: en el caso de tener un equipo de trabajo, hay mensajes que precisan que el administrador del conjunto apruebe la publicación de esos determinados mensajes.
➨ Aprobaciones caducadas: cuando uno de los mensajes precedentes no consigue la autorización del administrador se queda ahí para tener perseverancia de que un determinado mensaje no ha sido mandado.
➨ Rechazados: se muestran los mensajes que han sido rechazados por el administrador para su publicación.

➨ Fuentes de contenido: incluye sugerencias según los temas elegidos en la pestaña de ajustes, feeds RSS donde se eligen fuentes para abastecer la red social elegida propagando contenido determinando la frecuencia y carga de mensajes en lote que hemos explicado anteriormente.

3.3) Analítica de Hootsuite

Según el plan Hootsuite que se tenga, se tendrá acceso a una determinada cantidad de informes u otra. Esto también influye para establecer el grado de información, teniendo el plan gratuito acceso a informes básicos y los restantes planes se van volviendo más completos ofertando más información.

Los informes sirven para conocer la eficiencia de las estrategias de social media que se están llevando a cabo. Se logra comprender los gustos o preferencias de la audiencia y poder establecer indicaciones para conocer de qué forma atraerlos.

Hootsuite ofrece plantillas de informes y da la opción de descargarlos. Cada plantilla puede ser cambiada conforme el rango de data y la cuenta para poder medir con más eficiencia conforme lo que interese en todos y cada instante. También se pueden personalizar estos informes según las necesidades de cada uno y recopilando datos personalizados de Twitter, Google Analytics, Facebook Insights y Ow.ly.

La opción que encontramos de incorporar etiquetas sirve para organizar los informes y poder localizar antes un informe determinado. En la lista de “Todos los informes” seguirán apareciendo los informes que estén bajo etiquetas, sencillamente es como una clasificación a parte.

3.4) Asignaciones de mensajes

Esta opción está solo disponible en los planes de Hootsuite Pro y Enterprise. Se trata de una función colaborativa en un equipo, mediante la cual se pueden asignar mensajes en redes como Twitter, Fb y Google + para que los puedan usar los diferentes miembros del equipo, esto permite que las contestaciones sean más eficientes en todas y cada una de las redes de la empresa. Se incluye asignación, reasignación, contestación y resolución.

Desde este apartado se gestionan los contactos que se tienen como seguidores en las redes sociales, solo se permite en las redes de Google + y Twitter. Eligiendo el perfil de la red social en cuestión, se puede visualizar a los seguidores, a los que se siguen, acallarlos, meterlos en ciertas listas…

3.5) Directorio de apps

Se pueden añadir otras herramientas, como redes sociales adicionales (Tumblr o bien YouTube) o bien aplicaciones de descubrimiento de contenidos como TrendSpottr que asistan a potenciar las actividades en las redes sociales. Asimismo hay aplicaciones que dejan conocer a la perfección a la audiencia de social media como Riffle o SocialBro que encuentran a los seguidores más influencers que se tienen.

Seleccionando las herramientas que se desean agregar en la pestañita de directorio de aplicaciones, se instalan y ya se pueden programar sus publicaciones en el perfil deseado. En el plan gratuito de Hootsuite se puede acceder a aplicaciones gratis y de pago, mientras que los 2 planes sobrantes disponen de las aplicaciones Premium.

3.6) Configuraciones de Hootsuite

En la sección de configuraciones del dashboard de Hootsuite hallamos diferentes opciones a mano izquierda para poder gestionar los ajustes de cuenta (perfil, autentificación, seguridad y facturación), determinar las preferencias, RSS/Atom para programar publicaciones periódicas en un perfil provenientes de una fuente externa, añadir URLs adaptadas si se utiliza el plan Pro o Enterprise, notificaciones del panel de control pudiendo seleccionar las alertas que estamos interesados en percibir y los criterios para establecer la programación automática de los que hablamos al tratar el tema de la descripción de la ventana de redacción.

3.7) Herramientas ofertadas por la plataforma

Hacer clic en esta sección nos redirecciona a una página web de Hootsuite donde se ofrece formación sobre la plataforma en Hootsuite University. La plataforma crea este programa para que la gente tenga acceso a una capacitación sobre de qué manera sacar el máximo partido a las redes sociales y, por consiguiente, a la plataforma en sí. En el plan de Hootsuite gratis está libre 2 días, en el plan Pro son 30 días y en el plan Entreprise es ilimitado. Incluye vídeo tutoriales, cuestionarios y exámenes. Tienen un examen de certificación de Hootsuite para los interesados en ser un profesional certificado de la plataforma.

Esta sección también tiene información sobre las aplicaciones móviles de Hootsuite, programas para socios comerciales y complementos y descargas como puede ser Hootlet. Esta extensión para Chrome permite compartir de manera directa contenido en todas las redes sociales que se quiera desde cualquier web con sólo un click. Se instala Hootlet en los marcadores del navegador, de tal modo que cuanto estemos navegando y hallemos contenido que queramos compartir se abre y se programa sin necesidad de tener abierta la plataforma.

3.8) Ayuda en Hootsuite

Encontramos formas de aclarar dudas que pueden surgir con el manejo de la plataforma Hootsuite, cuenta con un chat en vivo, centro de ayuda web que contiene múltiples artículos y temas populares para aclarar las posibles dudas, una sección de comentarios que incluye la colección de ideas para progresar Hootsuite desde el feedback de los usuarios y una “wise guide”, que se abre en una ventana emergente planteando temas en los que ayudarte.

Otro modo de resolución de incidencias es por medio de las cuentas oficiales de Twitter, la verdad es que son bastante veloces y resolutivos con las dudas. En su blog también hallarás temas interesantes sobre marketing y sobre los usos de su plataforma.

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4) Conclusión sobre hootsuite

Con este artículo hemos conseguido hacer que se entiendan las primordiales funciones de la interfaz de Hootsuite para poder identificar las secciones, a dónde hay que dirigirse para hacer determinadas acciones y saber programar la publicación de los mensajes que, al fin y al cabo, es el enorme valor de Hootsuite.

Por ello y por todas y cada una de las posibilidades que tiene esta herramienta tanto de gestión como de comprensión de los impactos sociales, Hootsuite es la mejor herramienta de administración de redes sociales que existe y desde CITIFACE la recomendamos.

Y , ¿empleas otra herramienta para gestionar tus redes sociales o bien piensas que existe una mejor? ¡Te recomendamos dejarnos un comentario y compartilo con nosotros!

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