Con las nuevas tecnologías nuestros datos personales circulan por la red sin ningún tipo de control. De ahí que se ha publicado el RGPDo Reglamento General de Protección de Datos, la normativa que regula el tratamiento de información de carácter personal en territorio europeo. En esta guía gratis encontrarás toda la información sobre los primordiales cambios y novedades que introduce.
Back to top1) ¿Qué es el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD)?
El Reglamento General de Protección de Datoses la normativa que establece las pautas a proseguir en lo referente al tratamiento de los datos personales de personas físicas. Asimismo, también se encarga de apuntar las normas en lo que se refiere a la libre circulación de tales datos.
El principal objetivo del GDPRes resguardar el derecho de las personas físicas a conservar sus datos personales, y asegurar el respeto a los derechos y libertades individuales recogidos en la Constitución Española.
Esta normativa europea de protección de datosse aprobó el 14 de abril de dos mil dieciseis, mas su implantación se ha hecho eficaz en 2018. Desde entonces, es de aplicación a todos los países de la Unión Europea, si bien deja abierta la posibilidad a que cada país elabore sus leyes.
En esta guía sobre el R.G.P.D.te explicamos los primordiales puntos de este reglamento que debes tener en consideración. ¿Nos acompañas? ¡Vamos allá!
Back to top2) Aplicación del RGPD en España
Todas aquellas empresas, entidades públicas o profesionales que manejen datos personales de terceros están obligados a cumplir el RGPD.
Su adaptación en nuestro país se ha hecho mediante la.
Los pasos a seguir para la adaptación al RGPDson:
- Consentimiento de los clientes
- Obligación de informar
- Nombrar un Encargado de Protección de Datos (DPD)
- Firmar contrato con Encargados del tratamiento
- Contrato de confidencialidad con empleados
- Registro de actividades de tratamiento
- Análisis de riesgos
- Notificación de incidentes de seguridad
- Evaluación de impacto
- Privacidad desde el diseño y por defecto
- Página web
- Nuevos derechos de los usuarios
3) ¿Qué deben tener en cuenta empresas, entidades públicas o profesionales para poder amoldarse a la norma europea?
Desde su publicación en el BOEen abril de 2016, las empresas han tenido 2 años para adaptarse al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Para esto han tenido que adaptar la manera de tratar la información de usuarios y clientes.
Dos de los artículos más esenciales de esta ley europea son el cinco y el seis, los cuáles señalan la forma correcta de tratar datos personales.
El artículo 5señala que los datos personales se deben intentar forma lícita, fiel y transparente. Además, los datos deben ser recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos. El tratamiento de esta información debe ser adecuada, pertinente y limitada. Los datos han de ser precisos, veraces y actualizados. Por último, no se deben sostener durante más tiempo del necesario para los fines del tratamiento.
Por su parte, el artículo 6del RGPD establece las bases para la licitud del tratamiento. En este sentido, la normativa considera lícito el tratamiento siempre y cuando se haya logrado en base a las próximas condiciones:
- Consentimiento del interesado.
- Necesarios para la ejecución de un contrato.
- Para cumplir con obligaciones legales.
- Su objetivo es resguardar derechos fundamentales del interesado.
- Se trata de datos de interés público.
- Sin fundamentales a fin de que el responsable o un tercero puedan ejercer sus derechos legítimos.
Estos son ciertos requisitos básicos que establece la Ley RGPD. Sin embargo, hay muchas otras cuestiones que tienes que tener en cuenta y que te vamos a ir explicando durante esta guía.
3.1) Los Contratos de confidencialidad
Desde la entrada en vigor del RGPDel tratamiento de los datos personales debe hacerse de manera que se garanticen la confidencialidad de los mismos. Esto incluye la implantación de mecanismos para eludir el acceso no autorizados a los datos o bien a los equipos empleados para su tratamiento.
El responsable o el encargado del tratamiento son los encargados de valorar los posibles riesgos de seguridad, así como de establecer las medidas de seguridad oportunas para asegurar la confidencialidad de los datos
3.1.1) Con Encargados del tratamiento
Los encargados del tratamientoson los terceros que te prestan algún servicio y, para esto, acceden a datos personalesque tú manejas, bien de tus clientes o de tus empleados.
Por ejemplo:
- Gestoría que te lleva los temas fiscales o laborales,
- Informático que realiza el mantenimiento de los equipos, etc.
Sí, seguro que tú también tienes terceros a los que cedes datos.
Con esos encargados del tratamiento debes firmar un documento, aquí te dejo el.
Es más que aconsejable que comiences a firmar esos contratos con los terceros que te prestan servicios y examines los que tienes para asegurarte que cumplen con los requisitos del RGPD.
3.1.2) Con empleados
Si tienes empleadosya sabes que tienen acceso a toda la información que maneja la empresa. Por eso debencon el que se evitará que esa información sea revelada a personas no autorizadas.
Igualmente están obligados a observar las medidas de seguridadimplantadas por la empresa para asegurar la protección de los datos personales.
Comprueba que tienes firmado un contrato de confidencialidad con tus trabajadores
3.2) El Registro de actividades
Es un documento en el que debes reflejar el tipo de datosque manejas y qué cantidad.
Debes incluir cuestiones como:
- Tipo de datos que recoges
- Finalidad del tratamiento
- Dónde guardasesos datos
- Si cedes esos datoso efectúas transferencias fuera de nuestro país
- Medios de tratamiento
Aquí te explico cómo realizar un.
Este registro debes mantenerlo actualizadoporque te lo pueden solicitar en el caso de tener alguna inspección por la AEPD
Normalmente deberá constar por escrito aunque también es válido en formato electrónico.
3.3) Consentimiento inequívoco
Antes, por el mero hecho de que un usuario te facilitara sus datos se entendía que te daba su consentimientopara tratarlos, es lo que lleva por nombre consentimiento tácito.
Ahora, según el RGPD, tus clientes del servicio deben entregar de forma clara su consentimiento a fin de que puedas tratar sus datos, o sea, un consentimiento expreso.
Pero, ¿puedo utilizar esos datos para cualquier finalidad?
Rotundamente no.
Verifica que dispones del permiso de todos tus clientes del servicio ya antes de tratar sus datos personales
Cuando los datos pretendan emplearse para distintas finalidades, es importante que consigas el permiso para cada una de ellas.
Para conseguir el consentimiento puedes utilizar casillas, mas el RGPD establece que las casillas premarcadas o la simple inacción no constituyen una forma válida de prestar el consentimiento.
Si necesitas actualizar tus métodos para conseguir permiso, te invitamos a visitar nuestra sección con modelos para cumplir el RGPD en PDF.
3.3.1) Menores
En cuanto alse requieren unas cautelas específicas.
3.4) Deber de informar
Antes de solicitar datos personales a tus clientes debes facilitarles información sobre:
- Identidad y datos de contacto del responsable (esto es, tuyos);
- Datos identificativos del delegado de protección de datos, en el caso de tenerlo;
- Por qué se solicitan esos datos y para qué los vas a utilizar;
- Quién va a tener acceso a los datos;
- Si vas a transferirlos a terceros países;
- Plazo de conservación de los mismos;
- Derechos que le corresponden (acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad, retirar el permiso y presentar una reclamación frente a la autoridad de control)
- Si es obligatorio facilitar los datos y consecuencias de no hacerlo;
Esta información debes facilitarla por escritoe incluirla en el documento donde solicites el permiso a los clientes. También en los emails que les envíes y en el pie de las facturas emitidas a particulares (ya que incluyen sus datos personales).
Asegúrate de incluir toda esta información cuando recojas los datos personales.
3.5) Análisis de riesgos
Seguimos… ahora lo que debes efectuar es un análisis del riesgos.
Se trata de un informedonde tendrás en cuenta los riesgos que pueden existir sobre los datos que manejas e intentar que no ocurran.
Una vez realizado este análisis, debes aplicar medidas de seguridad que sean capaces de impedir un ataque informático.
Aquí tienes más información sobre.
3.6) Brechas de seguridad
Esto es algo esencial.
Según esta normativa europea tienes la obligación de notificar a los afectados(clientes o empleados) y a la Agencia Española de Protección de Datos las violaciones de seguridad de los datosque se produzcan.
Y además en un plazo de setenta y dos horas.
Todos podemos ser víctimas de un ataque informático. Mas es esencial estar prevenido.
¿Y qué hago?
Pues muy fácil.
Debes tener en cuenta unas medidas de seguridad como:
- Guardar los datos que tengas en papel en archivadores bajo llave para evitar que accedan a ellos personas no autorizadas.
- Si los datos los guardas en sistemas informáticos (ordenadores), debes tener contraseñas para acceder y antivirus.
En caso de que tengas un ataque informático, si puedes probar a la AEPD y a los clientes del servicio que estás haciendo todo lo que es posible para cumplir con la ley, la sanción que te pueden imponer será menor.
3.7) Evaluación de Impacto
A ver cómo te explico esto.
Cuando el tratamiento de datos previsto entrañe un alto riesgo para los derechos y libertades de los clientes, debes efectuar una.
Se trata de un informe donde se indican los riesgos detectados sobre la protección de esos datos y las medidas necesarias para quitarlos o reducirlos.
¿Y en qué casos hay un peligro alto?
Se consideran factores de riesgo:
- tratamiento de datos de personas vulnerables(por servirnos de un ejemplo, menores)
- tratamiento de datos sensibles (de salud, por poner un ejemplo)
- elaboración de perfilesde comportamiento (para determinar gustos o bien preferencias de clientes del servicio) y
- uso de tecnologías innovadoras(control de accesos con huella digital, por servirnos de un ejemplo) .
¿Estás en alguno de esos casos?
Revisa el tipo o el volumen de datos que tratas para ver si precisas hacer esa Evaluación de impacto.
3.8) La Privacidad desde el diseño y por defecto
Este es otro de los términos difíciles que establece el RGPD.
Intentaré explicártelo de manera sencilla.
La privacidad desde el diseño y por defecto supone que, ya antes de iniciar un tratamiento de datos, debes tener en consideración cómo vas a protegerlos.
Es preciso adoptar medidas que garanticen que:
Esto se traduce en una serie de obligaciones como tener claro qué puedes manejar y qué medidas debes aplicar para resguardarlos.
3.9) Página web
Si ofreces los servicios a través de una página web debes incluir en ella los textos demandados por la ley de Protección de Datos y la LSSI:
3.9.1) Aviso legal
Este es elde la página web.
En él debes incluir:
- Nombre del propietario
- CIF / NIF
- Dirección
Es obligatorio que exista un enlace visible a este texto desde cualquier página de la página web.
3.9.2) Política de privacidad
Es esencial revisar la política de privacidad de la web y hacer una versión de esta más extensa, que incluya más información sobre el tratamiento de los datos.
- ¿Dónde se utilizan esos datos?
- ¿Dispones del consentimiento de los usuarios?
- ¿Se tratan con fines comerciales?
- ¿Se efectúan cesiones a terceros o bien transferencias internacionales?
En en caso de que en la página web exista un formulario donde solicites datos personales, tendrás que informar expresamente de:
- Que realizas un tratamientode los datos que se le están solicitando
- Propósito
- Destinatariosde aquella información
- Identidad y dirección delde los datos
- derecho a ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y de qué forma.
Todos esos detalles deberán ser parte de la política de privacidad. Una vez actualizada, debes asegurarte de que esta nueva versión se publique en la web.
3.9.3) Política de cookies
Las cookies son archivos de información que se envían por una página web y y se guardan en el navegador del usuario que visita esa web. Se emplean para analizar las visitas a nuestra página web o mostrar publicidad dinámica.
Si en tu web usas algo de esto, estás obligado a.
La norma que regula las cookies es la propia LSSI.
En ese texto debe informarse sobre:
- Cookies utilizadas en la página
- Su finalidad
- Duración
Te dejo un enlace a una página donde puedes examinar las cookies que usa tu web.
3.10) Los Nuevos derechos de RGPD
Estos son los derechos que tienen los clientes del servicio y usuarios con respecto a sus datos personales.
¿Y en qué me afectan?
Pues te afectan por el hecho de que tienes que garantizarles que puedan ejercerlos y darles una contestación en caso de que lo hagan.
El Reglamento europeo de Protección de Datos sigue reconociendo los:
- Acceso
- Rectificación
- Cancelación
- Oposición
Y se añaden otros derechos específicos como:
Debes cerciorarte de que puedes contestar apropiadamente a las solicitudes que puedas percibir de tus clientes
3.11) El Encargado de Protección de Datos
El RGPD introduce una nueva figura: el( DPO).
Digamos que el DPO o DPDes aquella persona que va a supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y ha aconsejarte en cualquier cuestión relacionada con esta materia. También el que, en caso de inspección de la AEPD, actuará de intercesor.
Sólo algunas.
En específico, será obligatorio contar con un Delegado de Protección de Datosen los próximos casos:
- Si el responsable o encargado del tratamiento es un organismo público, con la excepción de los tribunales que los empleen para el ejercicio de sus funciones.
- Actuaciones llevadas a cabo por responsables o encargados del tratamiento que requieren la observación continua y sistemática de datos a gran escala
- Actividades de tratamiento que requieren el tratamiento de categorías especiales de datos a gran escala.
4) Verifica si cumples con las primordiales obligaciones del R.G.P.D.
El cumplimiento de las normativas sobre protección de datos ( LOPD y RGPD) es indispensable para todas las compañías. Mas, ¿cómo verificar si te has amoldado bien a las nuevas demandas de la ley? Te damos algunas de las claves a tener en consideración.
4.1) Identifica la base jurídica de los tratamientos que se realizan
Uno de los primeros pasos a dar en el cumplimiento del RGPD en empresases identificar la base jurídica que justifica el tratamiento de datos. Será lícita en los siguientes casos:
- Se ha obtenido permiso.
- Existe una relación contractual.
- Se refieren a derechos esenciales del interesado o terceras personas.
- Su tratamiento es una obligación legal para el responsable.
- Son datos de interés público.
- Son indispensables para el ejercicio de poderes públicos.
- Intereses legítimos del responsable o bien de terceros, que prevalecen sobre los derechos de la persona objeto del tratamiento.
Si has obtenido los datos conforme a alguna de estas bases legales, estás en tu derecho para tratarlos. De lo contrario, estarás cometiendo una irregularidad.
4.2) Chequea el suministro de información a los interesados
El RGPD UEobliga a los responsables a informar a los interesados sobre las condiciones del tratamiento, así como de las vías para ejercer sus derechos ARCO. Esta información se debe suministrar de forma concisa y también inteligible, con un lenguaje claro, transparente y en un medio de fácil acceso.
Para ello, se aconseja eludir los textos farragosos y complicados de entender, o bien las fórmulas que remiten al usuario a los textos legales.
También es recomendable ir al grano, informar de forma inmediata sobre el contenido al que se refieren, sin dar rodeos o bien charlar de temas accesorios.
La explicación debe ser lo más clara y accesibleposible, facilitando que sea entendible para cualquier persona, independientemente de sus conocimiento sobre protección de datos.
La información básica que se debe suministrar a los interesados es la siguiente:
- Base jurídica del tratamiento (ver punto anterior).
- Datos del Encargado de Protección de Datos o bien DPO (si lo hubiese).
- Intención de realizar un tratamiento de datos internacionalmente.
- Elaboración de perfiles.
4.3) Establece un registro actualizado de actividades de tratamiento
Las obligaciones del RGPD en protección de datostambién prevé el registro de las actividades del tratamiento. Para cumplir con esta demanda toda empresa debería contar con un registro actualizado en el que figure la próxima información:
- Identidad del responsable o bien encargado del tratamiento, y del DPO si lo hubiera.
- Finalidad del tratamiento.
- Separación por categorías de los datos personales tratados y de las personas objetivo del tratamiento (por servirnos de un ejemplo, diferentes archivos con proveedores, clientes del servicio, videovigilancia, etc).
- Transferencias de datos internacionales.
Las empresas con menos de 250 trabajadores no están obligadas a llevar un registro del tratamiento, a menos que supongan un riesgo para los interesados.
4.4) Prevé el ejercicio de derechos de los interesados
Ten en cuenta que el RGPD establece que los interesados deben poder ejercer sus derechos(acceso, rectificación, cancelación, oposición, supresión, portabilidad) de manera sencilla. Es decir, como responsable debes suministrar mecanismos perceptibles y fácilmente accesibles.
Además, debes garantizar que la persona ejerza sus derechos a través de medios electrónicos, sobre todo si el tratamiento se ha efectuado por estos medios.
No olvides que el ejercicio de estos derechos ha de ser absolutamente gratuito. Solo existen algunos casos en los que se puede cobrar una tasa al interesado:
- Si las solicitudes son excesivas o bien infundadas.
- En caso de que las peticiones sean constantes y supongan un coste administrativo elevado para el responsable.
Por otro lado, debes informar al interesado de las decisiones que vas a tomar, y argüir tu contestación en caso de negativa. Todo ello en un plazo máximo de un mesdesde la petición.
4.5) Cuenta con las medidas de seguridad que garanticen la integridad de la información
Tal y como señala el Reglamento General de Protección de Datos, los responsables y encargados del tratamiento deben establecer las medidas técnicas y organizativasnecesarias para asegurar la seguridad de los datos.
Debes efectuar un estudio anterior que determine los riesgos existentes. En base a ello podrás establecer medidas en base a diferentes criterios:
- Coste de los medios técnicos.
- Coste de su implantación.
- Naturaleza de los datos, alcance y finalidad del tratamiento.
- Riesgos que supone para los derechos y libertades del individuo.
En caso de generarse una violación en la seguridad de los datos debes notificar a la autoridad competenteen un plazo máximo de setenta y dos horas desde el instante en que se generó la brecha de seguridad.
La información que debes presentar a las autoridades de seguridad y control es:
- Naturaleza o características de la violación de seguridad
- Categorías de datos afectados.
- Interesados afectados.
- Medidas que has adoptado para solucionar la situación.
- Medidas que has adoptado para paliar las posibles consecuencias de la brecha de seguridad en los interesados.
4.6) Comprueba las relaciones con los prestadores de servicios de protección de datos
Si los datos de tus clientes son manejados por un prestador de servicios, tienes que tomar en consideración una serie de cuestiones.
El RGPD define al encargado de protección de datoscomo la persona física o bien jurídica encargada de procesar la información personal de los interesados en nombre de un responsable.
Es decir, el encargado realizará el tratamiento de los datos en tu nombre.
OK, mas tú eres el responsable.
Es importante firmar un contratoen el que se determinen las pautas a seguir. El encargado del tratamiento solo puede procesar los datos basándonos en las instrucciones fijadas por contrato.
Por tanto, establecer unas bases sólidas en el contrato puede servir para eximir de responsabilidades al responsable en el caso de que el encargado haya cometido alguna irregularidad o bien no haya actuado según lo pactado.
Back to top5) Infracciones y sanciones por incumplimiento del Reglamento Europeo de Protección de Datos
En el Reglamento General de Protección de Datos se establece uncon esenciales sanciones económicas, pudiendo alcanzar incluso el cuatro por ciento del volumen anual de facturación de una compañía o los 20 millones de eurosen los casos más graves.
Por eso no debemos tomárnoslo a broma.
Además de las sanciones económicas, el nuevo RGPD prevé 3 medidas adicionales:
- Advertencia.
- Amonestación.
- Suspensión del tratamiento de datos.
La autoridad eficiente para la imposición de sanciones será la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Otra novedad muy importante es la posibilidad de que el perjudicado pueda solicitar una indemnización, algo que no contemplaba la anterior LOPD.
No existen exclusiones ni excepcionespara los autónomos o bien pequeñas empresas.
Así que ponte las pilas.
Y empieza lo antes posible la adaptación a la Ley de Protección de Datos.
¿Necesitas cumplir el RGPD?
5.1) Ejemplos de multas a empresas, desde su implantación el veinticinco de mayo de 2018
La misma Agencia de Protección de Datos te lo pone fácil para amoldarte a la normativa gracias a su herramienta Facilita RGPD. Pese a ello, no pocas son las empresas que han caído en irregularidades y que ya se han llevado sanciones por no cumplir el RGPD.
Una de las que ha sufrido estas consecuencias es la todopoderosa Google, que en 2019 se llevaba una multa de cincuenta millones de euros por parte de la autoridad francesa de protección de datos. ¿El motivo? Que la información facilitada a los usuarios no era fácilmente alcanzable ni sencilla de entender.
Otra de las mayores sanciones es la que se le ha impuesto en Alemania a la inmobiliaria Deutsche Wohnen. Ni más ni menos que 14,5 millones de euros debió pagar por no respetar el plazo de conservación y guardar los datos de clientes del servicio durante más tiempo del preciso.
Mayo es todavía la sanción que recibió la cadena hotelera Marriott, a raíz de una vulnerabilidad en su sistema que expuso los datos de tarjetas de crédito de prácticamente nueve millones de clientes. La multa que le impuso la Oficina del Comisionado de Información de Reino Unido fue de 110 millones de euros.
Sin embargo, la que se lleva la palma es la sanción de doscientos cuatro millones de dólares que la autoridad de protección de datos del Reino Unido impuso a British Airwaysdespués de que el grupo hacker Magecart le lograra robar datos de más de quinientos clientes del servicio.
Estas multas millonarias son un ejemplo de lo grave que puede ser una infracción del Reglamento General de Protección de Datos. ¿A qué esperas para ponerte al día y cumplir la normativa?
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